Zu den wichtigsten Faktoren eines Unternehmens gehören Daten und Informationen. Diese werden von Mitarbeitern in vielen verschiedenen Arbeitsschritten immer und immer wieder abgerufen, analysiert und verarbeitet. Das Problem dabei ist, dass diese Daten meist in unterschiedlichen Systemen abgespeichert sind, weswegen der Zugriff eine Menge Zeit kostet. Hier kommt die Datenintegration ins Spiel. Sie verfolgt das Ziel, Daten aus verschiedenen Systemen in ein Tool zu integrieren, damit die Mitarbeiter von einer Datenquelle aus auf alle Informationen zugreifen können. Wie das funktioniert und was es den Unternehmen bringt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Definition: Was ist Datenintegration?
Unternehmen nutzen an ihren jeweiligen Standorten viele unterschiedliche Systeme und Tools zur Bewältigung ihrer Aufgabenbereiche. Ein Customer-Relationship-Management im Kundenservice, ein Kampagnen-übersichtstool im Marketing, Kundenanwendungen, Vertriebssysteme etc. – ihnen allen gemeinsam ist, dass sie eine Menge wichtiger Daten beinhalten. Zwar sind diese Informationen in den Anwendungen gut aufgehoben, doch was ist, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Verkauf alle vorliegenden Informationen zu einem Kunden benötigt? Inklusive den erhaltenen Werbemails, den bisherigen Anrufen, den Gesprächsinhalten und den zuletzt getätigten Einkäufen? Der Vertriebsmitarbeiter muss sich dazu in viele unterschiedliche Systeme einloggen, was zu einem erhöhten Arbeitsaufwand führt und oftmals aufgrund der Auslastung nicht durchführbar ist.
Hier kommt die Datenintegration zum Einsatz. Sie führt sämtliche Daten und Informationen aus den unterschiedlichen Quellen in einer einzigen Ansicht zusammen. Dabei wird ein Prozess durchlaufen, der die Aufnahme, die Bereinigung, das Zuordnen und die Transformation der Daten passend zum Zielsystem beinhaltet.
Die Vorteile der Datenintegration sind vielfältig:
- Die Zusammenarbeit und Vereinheitlichung unterschiedlicher Systeme wird verbessert
- Durch die einheitliche Ansicht der Daten sparen sich die Mitarbeiter des Unternehmens eine Menge Zeit.
- Die Fehleranfälligkeit der Datensätze wird minimiert.
- Es kann auf mehr nützliche Daten gleichzeitig zugegriffen werden.
Das Ziel der Unternehmen besteht darin, die Übersichtlichkeit zu steigern, so leichter Entscheidungen zu finden, um letztendlich wettbewerbsfähig zu bleiben.
„Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens.“ Christoph Kolumbus
Abgrenzung zur Systemkopplung
Die Datenintegration integriert, wie der Name schon sagt, Daten und Informationen aus vielen unterschiedlichen Quellen in eine Ansicht mit dem Effekt, dass die Anzahl der Schnittstellen zu anderen Programmen maßgeblich minimiert wird. Das ist der Unterschied zur Systemkopplung.
Die Systemkopplung führt unterschiedliche Systeme und Tools in eine Ansicht zusammen, ohne die Daten tatsächlich in diese Anwendung integriert zu haben. Das Tool zur Systemkopplung stellt somit nur ein Bindeglied vieler unterschiedlicher Systeme dar, was die Anzahl an Schnittstellen vergrößert. Das muss nicht per se negativ sein, es ist nur anfälliger für Fehler. Großer Vorteil der Systemkopplung ist, dass das Zusammenführen der Systeme wesentlich schneller funktioniert als die komplette Integration der Daten in ein Tool.
Wie funktioniert die Datenintegration?
Die Integration der Daten bringt einige Herausforderungen mit sich, denen Unternehmen gewachsen sein müssen. Es beginnt damit, dass sie sich im Klaren sein müssen, welche Arten von Daten überhaupt integriert werden und was mit ihnen passieren soll. Müssen sie für spezielle Analysen zur Verfügung stehen, dienen sie dem Nachschlagen und wie häufig müssen sie aktualisiert werden? Hinzu kommt, dass viele Daten in Systemen gespeichert sind, die veraltet sind. Ihnen fehlen damit Informationen wie Zeit- bzw. Datumsangaben. Ähnlich verhält es sich mit Daten aus externen Systemen, denen oftmals Details fehlen, die bei internen Daten vorhanden sind.
Um auf sämtliche Anforderungen eingehen zu können, können Unternehmen aus verschiedenen Möglichkeiten der Datenintegration wählen:
- Manuelle Datenintegration: Bei der manuellen Datenintegration werden alle Daten aus den verschiedenen Quellen händisch zusammengetragen. Aufgrund des hohen Aufwands ist dieser Prozess nur bei kleinen Unternehmen mit sehr wenigen Daten sinnvoll.
- Middleware-basierte Datenintegration: Bei dieser Form der Datenintegration fungiert das Middleware-Tool als eine Art Zwischenhändler, sammelt die Daten und überträgt sie in den Stammdatenpool. Das findet vor allem dann Anwendung, wenn das eigentliche Datenintegrationstool Probleme mit gewissen Datensätzen hat, zum Beispiel, weil diese aus veralteten Systemen kommen.
- Anwendungsbasierte Integration: Hier kommen unterschiedliche Softwares zum Einsatz, die Daten lokalisieren und integrieren. Dazu wandeln sie die Daten in eine für das Zielsystem kompatible Form um.
- Uniform-Access-Integration: Bei der Uniform-Access-Integration ist der Hauptbestandteil ein Frontend, das sämtliche Daten aus den unterschiedlichen Quellen einheitlich darstellt, während der eigentliche Speicherort die ursprüngliche Quelle bleibt. Die Daten werden also nur gleich dargestellt, während sie im Wesentlichen unterschiedlich bleiben.
- Common-Storage-Integration: Die Common-Storage-Integration ist die Weiterführung der Uniform-Access-Integration. Hierbei werden von allen Datensätzen Kopien gemacht und im Zielsystem integriert. Dort werden sie dann in einer einheitlichen Ansicht dargestellt.
Bei der Datenintegration muss also auf einiges geachtet und vieles entschieden werden. Um den Prozess möglichst unkompliziert zu gestalten, empfiehlt sich ein Tool zur Datenintegration. Hier existiert eine große Menge unterschiedlicher Anwendungen. Wie finden Sie aus dieser Masse das richtige Datenintegrationstool?
Tool zur Datenintegration: EcholoNs Data Workflow System
Die Hauptschwierigkeit der Datenintegration besteht darin, dass diese Daten gefiltert, sortiert, zerteilt bzw. zusammengesetzt werden müssen und zwar unabhängig davon, aus welchem Ursprungssystem sie stammen. Das kann nicht jedes Tool leisten. Darüber hinaus sollte manuell bestimmt werden können, in welchen zeitlichen Abständen Informationen und Daten importiert werden sollen.
Das Data Workflow System von EcholoN bietet genau das. Durch die grafische Bedienoberfläche meistern Sie die Datenintegration intuitiv. Dabei erfolgt die komplette Datenkommunikation ohne Programmierung, was den Austausch äußerst bequem macht. Ziel der Software ist es, die doppelte Datenpflege zu vermeiden und damit freie Ressourcen zu schaffen. Alle Daten sind stets aktuell und korrekt – von einer einzigen Oberfläche aus.
Das Data Workflow System bietet neben den genannten noch einige weitere Vorteile gegenüber anderen, auf dem Markt erhältlichen Tools. Melden Sie sich gerne bei uns, gemeinsam finden wir die für Sie passende Lösung!