Mit der EcholoN Workflow Engine modellieren, automatisieren und steuern Sie Geschäftsprozesse innerhalb einer zentralen Softwareplattform. Formulare, Aufgaben, Rollen, Regeln und angebundene Systeme werden zu nachvollziehbaren digitalen Abläufen verbunden.
Ob Freigabeprozess, automatisierte Systemaktion oder dynamischer Servicefall: EcholoN unterstützt unterschiedliche Workflow-Arten und lässt sich an Ihre Organisation, Ihre Prozesse und Ihre bestehende Systemlandschaft anpassen.
- Geschäftsprozesse grafisch modellieren
- Aufgaben und Entscheidungen automatisieren
- Formulare dynamisch in Prozesse einbinden
- Benutzer, Rollen und externe Systeme verbinden
- Prozessstände und offene Aufgaben überwachen
- Workflows kontrolliert versionieren und bereitstellen
Geschäftsprozesse durchgängig digital steuern
Viele Geschäftsprozesse bestehen aus wiederkehrenden Aufgaben, Rückfragen, Entscheidungen, Freigaben und Systemaktionen. Werden diese Schritte über E-Mails, Tabellen oder verschiedene Einzellösungen koordiniert, entstehen Medienbrüche, Wartezeiten und unklare Zuständigkeiten.
Die EcholoN Workflow Engine bildet solche Abläufe digital ab. Regeln bestimmen, wann ein Prozess startet, welche Informationen benötigt werden, wer eine Aufgabe erhält und welche Aktion anschließend ausgeführt wird.
Abhängig vom jeweiligen Prozess können unter anderem:
- Aufgaben automatisch erstellt und zugewiesen,
- Freigaben angefordert,
- Daten geprüft und ergänzt,
- Statuswerte geändert,
- Fristen überwacht,
- Eskalationen ausgelöst,
- Benachrichtigungen versendet,
- Informationen an andere Systeme übertragen
- und Folgeprozesse gestartet werden.
Dadurch entstehen strukturierte Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten und einem jederzeit nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.
Weitere Grundlagen zur technischen Funktionsweise finden Sie im Beitrag „Was ist eine Workflow Engine? Definition, Funktionsweise und Beispiele“.
Vorteile der EcholoN Workflow Engine
Weniger manuelle Routinetätigkeiten
Wiederkehrende Aufgaben, Statusänderungen, Benachrichtigungen und Datenübertragungen können automatisiert ausgeführt werden. Mitarbeitende werden von administrativen Arbeitsschritten entlastet und können sich stärker auf fachliche Aufgaben konzentrieren.
Klare Zuständigkeiten
Aufgaben werden anhand von Rollen, Teams, Organisationseinheiten, Prozessinformationen oder definierten Bedingungen an die zuständigen Bearbeiter übergeben.
Transparente Bearbeitungsstände
Aktive und abgeschlossene Prozessschritte bleiben zentral nachvollziehbar. Beteiligte erkennen, welche Aufgaben offen sind, wo Verzögerungen entstehen und wie der weitere Ablauf aussieht.
Einheitliche Entscheidungen
Regeln, Bedingungen und Entscheidungspunkte sorgen dafür, dass wiederkehrende Entscheidungen anhand einheitlicher Vorgaben getroffen werden.
Durchgängige Systemintegration
Externe Anwendungen und Datenquellen können über Schnittstellen und Konnektoren in Workflows eingebunden werden. Informationen müssen dadurch nicht mehrfach manuell übertragen werden.
Kontrollierte Weiterentwicklung
Versionierung, Freigaben sowie getrennte Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen unterstützen die nachvollziehbare Anpassung und Bereitstellung von Workflows.
Unterschiedliche Workflows zentral abbilden
Nicht jeder Geschäftsprozess folgt einem vollständig vorhersehbaren Ablauf. Deshalb unterstützt EcholoN verschiedene Formen der Prozesssteuerung.
Langlaufende Workflows
Langlaufende Workflows eignen sich für Prozesse, die sich über längere Zeiträume erstrecken und Benutzerinteraktionen enthalten.
Typische Bestandteile sind:
- mehrstufige Freigaben
- Rückfragen
- Fristen und Wiedervorlagen
- Eskalationen
- mehrere beteiligte Rollen
- und manuelle Entscheidungen
Der Workflow bleibt aktiv, bis alle erforderlichen Aufgaben und Systemaktionen abgeschlossen sind.
Beispiele: Einkauf von Artikeln aus einem Katalog mit anschließender Genehmigung oder Bearbeitung eines Urlaubsantrags.
Sequenzielle Workflows
Sequenzielle Workflows führen definierte Aktionen in einer festgelegten Reihenfolge aus. Sie eignen sich besonders für automatisierte und ereignisgesteuerte Abläufe.
Dazu gehören beispielsweise:
- Daten prüfen und ergänzen
- Statuswerte ändern
- Benachrichtigungen versenden
- Datensätze erstellen
- Informationen übertragen
- Benutzerkonten oder Berechtigungen anlegen
- und Folgeprozesse starten
Beispiele: automatisierter Passwort-Reset oder technische Aufgaben innerhalb eines Mitarbeiter-Onboardings.
Fallbasierte und Ad-hoc-Workflows
Fallbasierte Workflows unterstützen Prozesse, deren weiterer Verlauf sich aus der konkreten Situation, dem aktuellen Bearbeitungsstand oder der Rolle des Benutzers ergibt.
EcholoN stellt abhängig vom jeweiligen Vorgang die zulässigen Aktionen bereit. Mitarbeitende können flexibel reagieren, ohne definierte Prozess-, Rollen- und Berechtigungsregeln zu verlassen.
Diese Workflow-Art eignet sich beispielsweise für:
- komplexe Servicefälle
- individuelle Kundenanfragen
- Sonderfreigaben
- Reklamationen
- und nicht vollständig vorhersehbare Bearbeitungssituationen
Beispiel: Ein Vorgang wird akzeptiert und automatisch der zuständigen Gruppe zugeordnet.
Funktionen des EcholoN Workflow Designers
Systeme und Datenquellen in Workflows einbinden
Prozessautomatisierung endet nicht an den Grenzen einer einzelnen Anwendung. In vielen Geschäftsprozessen werden Daten aus ERP-, CRM-, Personal-, Monitoring- oder weiteren Fachsystemen benötigt.
Die EcholoN Workflow Engine kann externe Systeme in den Prozess einbeziehen und beispielsweise:
- Stammdaten übernehmen
- Informationen validieren
- Datensätze ergänzen
- Statusänderungen übertragen
- externe Funktionen aufrufen
- Dokumente bereitstellen
- und weitere Prozesse starten
Für umfangreichere Datenintegrationen und Systemkopplungen kann das EcholoN Data Workflow System eingesetzt werden. Abhängig vom jeweiligen Projekt können unter anderem Datenbanken, Dateien, Verzeichnisdienste, Webservices, Monitoring-Systeme und weitere Datenquellen angebunden werden.
Für SAP-Prozesse steht zusätzlich der EcholoN SAP-Connector zur Verfügung.
Praxisbeispiel Bünting: Service- und Informationsprozesse automatisieren
Bei der Bünting Unternehmensgruppe steuert EcholoN konzernweit komplexe Service- und Informationsprozesse. Ein konkretes Beispiel ist der Austausch oder die Umbuchung technischer Geräte zwischen Filialen.
Ausgehend von einem erfassten Vorgang prüft EcholoN die hinterlegten Daten und entscheidet anhand definierter Kategorien, ob ein Gerät repariert, ersetzt oder ausgemustert wird.
Prüfschritte, Freigaben und Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Stellen übergeben. Anschließend stößt das System die Bestellung über den kaufmännischen Bereich des Hardwarelagers an, informiert die Beteiligten und dokumentiert Wareneingang, Inventarnummer und Gerätestatus.
Über das Data Workflow System werden parallel angebundene Systeme aktualisiert. Bei einer Filialumbuchung kann EcholoN automatisch einen Lieferschein erzeugen, die Kostenstelle für die Anlagenbuchhaltung ändern und den Status in der CMDB fortschreiben.
Offene Aufgaben, Rücksendungen und Eskalationsstufen bleiben während des gesamten Prozesses nachvollziehbar.
„Wenn wir heute ein neues System anbinden oder einen Prozess anpassen wollen, können wir das im DWS grafisch abbilden – ohne extra Entwicklung oder Programmierung.“
Andree Schönfeld, Bünting Unternehmensgruppe
So verbindet EcholoN Freigaben, Datenflüsse und Folgeaktionen in einem durchgängigen Workflow.
Typische Einsatzbereiche der Workflow Engine
Die EcholoN Workflow Engine lässt sich für unterschiedliche Fachbereiche und Prozessanforderungen einsetzen.
Service Management und ITSM
Serviceanfragen, Störungen, Änderungen und weitere ITSM-Prozesse können anhand definierter Regeln gesteuert werden. Aufgaben, Genehmigungen, Eskalationen und Systemaktionen greifen dabei ineinander.
Self-Service-Prozesse
Über ein Self-Service-Portal können Mitarbeiter, Kunden oder Partner Anfragen, Bestellungen und Meldungen strukturiert einreichen.
Der zugehörige Workflow übernimmt anschließend die Prüfung, Verteilung und weitere Bearbeitung.
Freigabe- und Genehmigungsprozesse
Mehrstufige Freigaben lassen sich abhängig von Beträgen, Zuständigkeiten, Organisationseinheiten oder weiteren Kriterien steuern.
Mögliche Anwendungsfälle sind:
- Beschaffungsanträge
- Investitionsfreigaben
- Rechnungsprüfungen
- Zugriffsberechtigungen
- Vertragsfreigaben
- und Dokumentenfreigaben
Mitarbeiter-Onboarding
Beim Eintritt neuer Mitarbeiter müssen unterschiedliche Abteilungen und Aufgaben koordiniert werden.
Die Workflow Engine kann beispielsweise Personalabteilung, IT, Vorgesetzte und Gebäudemanagement in einen gemeinsamen Ablauf einbinden. Aufgaben wie Benutzeranlage, Hardwarebereitstellung, Zugriffsvergabe und organisatorische Einweisung werden strukturiert gesteuert.
Qualitätsmanagement
Prüfungen, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und Freigaben können als strukturierte Workflows umgesetzt werden.
Informationen, Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachweise bleiben mit dem jeweiligen Vorgang verbunden.
Wartung und Instandhaltung
Wartungsaufträge, Störungsmeldungen, Prüfungen und Folgemaßnahmen lassen sich anhand von Zuständigkeiten, Prioritäten und Fristen steuern.
Mobile Bearbeitungsschritte können Außendienst- und Servicemitarbeiter direkt in den Prozess einbeziehen.
CMMS- und Instandhaltungssoftware
Reklamations- und Beschwerdemanagement
Reklamationen und Beschwerden können strukturiert erfasst, klassifiziert und an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet werden.
Je nach Art, Priorität oder Auswirkung lassen sich unterschiedliche Bearbeitungs- und Eskalationswege auslösen.
Systemübergreifende Datenverarbeitung
Die Workflow Engine kann Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen und daraus automatisierte Prozessschritte ableiten.
Damit lassen sich auch Abläufe digitalisieren, die nicht ausschließlich innerhalb einer einzelnen Softwareanwendung stattfinden.
Workflow Engine als Bestandteil der EcholoN Plattform
Eine Workflow Engine führt definierte Aufgaben, Regeln, Ereignisse, Fristen und Systemaktionen aus. Workflow-Management-Software ergänzt diese technische Ausführung um Funktionen zur Modellierung, Administration, Überwachung und kontrollierten Weiterentwicklung.
EcholoN verbindet beide Bereiche innerhalb einer zentralen Plattform. Workflows werden nicht isoliert als Ablaufdiagramme verwaltet, sondern direkt mit Vorgängen, Daten, Formularen, Benutzern und fachlichen Anwendungen verbunden.
Dies ermöglicht eine gemeinsame Prozesslogik für unterschiedliche EcholoN-Bereiche, beispielsweise:
- Service Management
- Ticketsystem
- Self-Service-Portal
- Wissensdatenbank
- Qualitätsmanagement
- Customer Service
- Field Service
- Wartung und Instandhaltung
- sowie Reporting und Auswertung
Anstatt Prozesse in getrennten Einzellösungen abzubilden, entsteht eine gemeinsame Umgebung für Erfassung, Bearbeitung, Automatisierung und Auswertung.
Grundlagenartikel „Was ist eine Workflow Engine?“
Für welche Unternehmen eignet sich die EcholoN Workflow Engine?
Die Workflow Engine eignet sich für Organisationen, die wiederkehrende oder komplexe Prozesse strukturiert digital abbilden möchten.
Besonders relevant ist sie, wenn:
- mehrere Abteilungen an einem Prozess beteiligt sind
- Zuständigkeiten automatisch ermittelt werden sollen
- Informationen aus unterschiedlichen Systemen benötigt werden
- Fristen und Eskalationen eingehalten werden müssen
- Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden sollen
- Prozesse regelmäßig angepasst werden
- manuelle Datenübertragungen reduziert werden sollen
- oder standardisierte und flexible Bearbeitung kombiniert werden müssen
Die Größe des Unternehmens ist dabei weniger entscheidend als die Frage, wie komplex die beteiligten Abläufe, Zuständigkeiten und Systemverbindungen sind.
Einführung, Anpassung und Betrieb
Grafische Konfiguration statt starrer Standardprozesse
Viele Prozessschritte, Formulare, Regeln und Aufgaben lassen sich über den webbasierten Designer und die vorhandene Aktionsbibliothek konfigurieren.
Bei komplexen Integrationen oder projektspezifischen Funktionen kann eine zusätzliche technische Umsetzung erforderlich sein. Der notwendige Aufwand richtet sich nach dem Prozess und der vorhandenen Systemlandschaft.
Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen
Workflows können in getrennten Umgebungen entwickelt, geprüft und anschließend kontrolliert produktiv bereitgestellt werden.
Import, Export, Versionierung und Freigabe unterstützen eine nachvollziehbare Einführung und Weiterentwicklung.
Flexible Betriebsmodelle
EcholoN kann abhängig vom gewählten Betriebsmodell unter anderem On-Premises, als Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösung oder im Rahmen eines Managed Service betrieben werden.
Das geeignete Modell richtet sich nach den technischen, organisatorischen und datenschutzbezogenen Anforderungen des Unternehmens.
Rollen und Berechtigungen
Aufgaben, Formulare und Prozessaktionen können rollen- und zuständigkeitsbezogen bereitgestellt werden.
Benutzer erhalten dadurch gezielt Zugriff auf die Informationen und Funktionen, die sie für den jeweiligen Prozessschritt benötigen.
Integration in die bestehende Systemlandschaft
Die konkrete Anbindung externer Anwendungen richtet sich nach den vorhandenen Schnittstellen, Datenformaten und fachlichen Anforderungen.
Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Systeme Daten liefern, welche Aktionen automatisiert ausgeführt werden sollen und welches System für die jeweiligen Informationen führend bleibt.
Häufige Fragen zur EcholoN Workflow Engine
Was ist die EcholoN Workflow Engine?
Die EcholoN Workflow Engine ist eine Komponente der EcholoN Plattform zur Modellierung, Automatisierung und Steuerung digitaler Geschäftsprozesse. Sie verbindet Aufgaben, Benutzer, Rollen, Formulare, Regeln und Systemaktionen zu nachvollziehbaren Abläufen.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Mit EcholoN lassen sich unter anderem Serviceprozesse, Freigaben, Genehmigungen, Onboarding-Abläufe, Wartungsprozesse, Qualitätsprüfungen, Reklamationen und systemübergreifende Routineaufgaben automatisieren.
Voraussetzung ist, dass Auslöser, Informationen, Zuständigkeiten und gewünschte Ergebnisse des Prozesses ausreichend definiert werden können.
Sind für die Erstellung von Workflows Programmierkenntnisse erforderlich?
Viele Workflows können über den grafischen Designer, Formulare, Regeln und wiederverwendbare Aktionen konfiguriert werden.
Für komplexe Systemintegrationen, individuelle Funktionen oder besondere technische Anforderungen kann zusätzliche Implementierungsarbeit notwendig sein.
Können Benutzer in Workflows eingebunden werden?
Ja. Aufgaben können einzelnen Benutzern, Teams, Gruppen, Rollen oder Organisationseinheiten zugewiesen werden.
Formulare, Rückfragen, Entscheidungen und Freigaben lassen sich direkt in einzelne Prozessschritte integrieren.
Unterstützt EcholoN mehrstufige Freigaben?
Ja. Freigabewege können anhand von Beträgen, Kategorien, Standorten, Organisationseinheiten, Rollen oder weiteren Prozessinformationen gesteuert werden.
Dadurch lassen sich auch unterschiedliche Freigabestufen und alternative Bearbeitungswege abbilden.
Können externe Systeme angebunden werden?
Externe Anwendungen und Datenquellen können über Schnittstellen und Konnektoren eingebunden werden.
Die konkrete Umsetzung hängt vom Zielsystem, den verfügbaren Schnittstellen, den benötigten Daten und dem jeweiligen Projektszenario ab.
Wie werden Workflows überwacht?
Das Workflow-Monitoring ermöglicht die Kontrolle aktiver und abgeschlossener Prozessausführungen.
Prozessverantwortliche erhalten einen Überblick über Bearbeitungsstände, offene Aufgaben, Laufzeiten, Verzögerungen und mögliche Fehler.
Können bestehende Workflows geändert werden?
Workflows können versioniert und kontrolliert weiterentwickelt werden. Neue Versionen lassen sich prüfen und freigeben, bevor sie produktiv eingesetzt werden.
Bereits gestartete Vorgänge bleiben dabei weiterhin nachvollziehbar.
Welche Betriebsmodelle stehen zur Verfügung?
EcholoN kann abhängig vom gewählten Angebot On-Premises, als Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösung oder im Rahmen eines Managed Service betrieben werden.
Ist die Workflow Engine ein eigenständiges Produkt?
Die Workflow Engine ist Bestandteil der EcholoN Plattform. Der verfügbare Funktionsumfang richtet sich nach der eingesetzten Edition und der individuellen Systemkonfiguration.
Sie finden "EcholoN Workflow Engine" in diesen Paketen
ExpressAls Basis für die im Funktionsumfang der Edition enthaltenen Workflows verfügbar
| StandardAls Basis für die im Funktionsumfang der Edition enthaltenen Workflows verfügbar
|
ProfessionalUneingeschränkt mit allen Workflow-Ausprägungen nutzbar
| EnterpriseUneingeschränkt mit allen Workflow-Ausprägungen nutzbar
|
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