Eine Workflow Engine ist die ausführende Komponente eines Workflow-Management-Systems. Sie verarbeitet definierte Regeln und Ereignisse, steuert die Reihenfolge von Prozessschritten, weist Aufgaben zu und löst automatisierte Aktionen aus.
Dadurch lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturiert ausführen, überwachen und teilweise oder vollständig automatisieren. Die Workflow Engine sorgt dafür, dass innerhalb eines Prozesses zum richtigen Zeitpunkt die richtige Aufgabe ausgeführt wird.
Dieser Beitrag erklärt, wie eine Workflow Engine funktioniert, welche Aufgaben sie übernimmt und wie sie sich von einem Workflow-Management-System, BPMN und Robotic Process Automation unterscheidet.
Wie diese Funktionen in einer konkreten Softwarelösung umgesetzt werden, zeigt die EcholoN Workflow Engine Software.
Workflow Engine einfach erklärt: Definition und Aufgabe
Ein Workflow beschreibt eine festgelegte oder regelbasierte Abfolge von Aufgaben, Entscheidungen und Systemaktionen. Dabei können sowohl Menschen als auch verschiedene Softwareanwendungen an der Bearbeitung beteiligt sein.
Die Workflow Engine übernimmt die technische Steuerung dieses Ablaufs. Sie prüft beispielsweise:
- Welches Ereignis startet den Workflow?
- Welcher Prozessschritt ist als Nächstes auszuführen?
- Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?
- Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
- Welche Informationen werden benötigt?
- Welche Aktion soll ein angeschlossenes System ausführen?
- Wann ist der Workflow abgeschlossen?
Die Workflow Engine verwaltet dabei den aktuellen Status jedes laufenden Vorgangs. Abhängig von diesem Status, den vorhandenen Daten und den definierten Regeln entscheidet sie, wie der Prozess fortgesetzt wird.
Typische Aktionen einer Workflow Engine sind:
- Aufgaben erstellen und zuweisen
- Anträge zur Prüfung oder Genehmigung weiterleiten
- Benachrichtigungen versenden
- Fristen und Wiedervorlagen überwachen
- Eskalationen auslösen
- Daten prüfen und verändern
- Dokumente erzeugen
- externe Anwendungen aufrufen
- Statuswerte aktualisieren
- Folgeprozesse starten
Die Workflow Engine ist damit die kontrollierende und ausführende Instanz innerhalb eines digital abgebildeten Arbeitsablaufs.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Engine und Workflow-Management-System?
Die Begriffe Workflow Engine und Workflow-Management-System, kurz WFMS, werden häufig gleichbedeutend verwendet. Technisch beschreiben sie jedoch nicht genau dasselbe.
Die Workflow Engine führt die definierte Prozesslogik aus. Sie verarbeitet Regeln, Ereignisse, Aufgaben und Zustandsänderungen.
Ein Workflow-Management-System umfasst zusätzlich die Funktionen, die für die Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Workflows benötigt werden. Dazu können beispielsweise gehören:
- grafische Modellierung von Abläufen
- Gestaltung von Formularen
- Verwaltung von Benutzern und Rollen
- Administration von Prozessversionen
- Überwachung laufender Workflows
- Auswertung von Prozessdaten
- Konfiguration von Schnittstellen
- Test und Bereitstellung neuer Workflows
Vereinfacht gesagt:
Das Workflow-Management-System stellt die gesamte Arbeitsumgebung bereit. Die Workflow Engine führt die darin definierten Abläufe aus.
In der Praxis sind beide Bestandteile häufig eng miteinander verbunden. Deshalb wird die Bezeichnung Workflow Engine teilweise auch für eine vollständige Workflow-Software verwendet.
Wie funktioniert eine Workflow Engine?
Die konkrete technische Umsetzung kann sich je nach Software unterscheiden. Das grundlegende Prinzip bleibt jedoch vergleichbar.
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1. Ein Workflow wird definiert
Zunächst wird festgelegt, aus welchen Aufgaben, Entscheidungen, Regeln und Ereignissen der Prozess besteht.
Ein Workflow kann beispielsweise mit dem Eingang eines Antrags beginnen. Anschließend wird geprüft, welche Art von Antrag vorliegt, wer ihn bearbeiten muss und ob eine Genehmigung erforderlich ist.
Die Workflow-Definition beschreibt somit den allgemeinen Ablauf. Sie ist die Vorlage, nach der später einzelne Vorgänge ausgeführt werden.
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2. Ein Ereignis startet den Workflow
Ein Workflow kann durch unterschiedliche Ereignisse ausgelöst werden, beispielsweise:
- Absenden eines Formulars
- Eingang einer E-Mail
- Erstellung oder Änderung eines Datensatzes
- Erreichen eines bestimmten Zeitpunkts
- Aufruf über eine Schnittstelle
- Abschluss eines vorherigen Prozesses
- manuelle Aktion eines Benutzers
Mit dem Start entsteht ein konkreter, eigenständiger Prozessdurchlauf.
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3. Eine Workflow-Instanz wird erzeugt
Der einzelne gestartete Durchlauf wird als Workflow-Instanz bezeichnet.
Wird beispielsweise ein Urlaubsantrag eingereicht, erzeugt die Workflow Engine für diesen Antrag eine eigene Instanz. Diese besitzt individuelle Informationen wie:
- Antragsteller
- Zeitraum
- zuständige Führungskraft
- aktueller Bearbeitungsstatus
- offene Aufgaben
- bisherige Entscheidungen
- zugehörige Dokumente
- Fristen und Zeitpunkte
Mehrere Anträge können gleichzeitig auf Grundlage derselben Workflow-Definition ausgeführt werden. Jede Instanz wird dabei unabhängig verwaltet.
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4. Regeln und Berechtigungen werden geprüft
Vor der Ausführung eines Prozessschritts prüft die Workflow Engine die definierten Bedingungen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Ist der aktuelle Prozessstatus gültig?
- Sind alle benötigten Informationen vorhanden?
- Ist der Benutzer zur Bearbeitung berechtigt?
- Wurde ein festgelegter Schwellenwert überschritten?
- Ist eine zusätzliche Freigabe erforderlich?
- Ist eine Frist erreicht oder überschritten?
- Welcher Bearbeitungspfad ist aufgrund der Daten auszuwählen?
Abhängig vom Ergebnis wird der vorgesehene Prozessschritt ausgeführt oder ein alternativer Pfad gewählt.
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5. Aufgaben und Systemaktionen werden ausgeführt
Ein Prozessschritt kann eine Aufgabe für einen Benutzer oder eine automatisierte Aktion sein.
Benutzeraufgaben sind beispielsweise:
- Informationen prüfen
- Daten ergänzen
- eine Entscheidung treffen
- einen Antrag genehmigen
- ein Dokument hochladen
- eine Rückfrage beantworten
Automatisierte Systemaktionen können unter anderem sein:
- E-Mail oder Benachrichtigung versenden
- Daten aus einer Anwendung abrufen
- einen Datensatz erstellen
- einen Status verändern
- ein Dokument generieren
- einen externen Webservice aufrufen
- Informationen an ein anderes System übertragen
Nach Abschluss aktualisiert die Workflow Engine den Status der Instanz und ermittelt den nächsten Prozessschritt.
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6. Der Prozess wird überwacht und abgeschlossen
Während der Ausführung protokolliert die Workflow Engine relevante Statusänderungen und Bearbeitungsschritte.
Dadurch lässt sich nachvollziehen:
- welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden
- welche Aufgaben noch offen sind
- wer eine Entscheidung getroffen hat
- an welcher Stelle Verzögerungen entstanden sind
- welcher Status aktuell vorliegt
- wann ein Prozess begonnen und geendet hat
Sind alle vorgesehenen Schritte abgeschlossen, beendet die Engine die Workflow-Instanz.
„Eine Workflow Engine macht aus definierten Abläufen verlässlich ausführbare Prozesse – mit klaren Zuständigkeiten, nachvollziehbaren Entscheidungen und weniger manueller Koordination.“
Jochen Möller
Welche Aufgaben übernimmt eine Workflow Engine?
Eine Workflow Engine kann unterschiedliche Arten von Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses koordinieren.
Prozessschritte steuern
Die Engine sorgt dafür, dass Aufgaben und Aktionen in der vorgesehenen Reihenfolge ausgeführt werden. Dabei können lineare Abläufe ebenso berücksichtigt werden wie parallele oder bedingte Prozesspfade.
Zuständigkeiten zuweisen
Aufgaben können abhängig von Rollen, Teams, Organisationseinheiten oder vorhandenen Prozessinformationen an die zuständigen Bearbeiter übergeben werden.
Entscheidungen auswerten
Definierte Bedingungen bestimmen, wie ein Workflow fortgesetzt wird. So kann beispielsweise die Höhe eines Betrags darüber entscheiden, ob eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.
Fristen überwachen
Für Aufgaben und Prozessschritte können Bearbeitungszeiten definiert werden. Wird eine Frist überschritten, kann die Workflow Engine eine Erinnerung versenden, eine Eskalation auslösen oder die Aufgabe neu zuweisen.
Systeme verbinden
Über APIs, Konnektoren und eine geeignete Datenintegration können Informationen zwischen unterschiedlichen Anwendungen übertragen werden.
Die konkrete Integration hängt von den vorhandenen Schnittstellen des jeweiligen Zielsystems und den Anforderungen des Prozesses ab.
Bearbeitungsstände dokumentieren
Statusänderungen, Entscheidungen und abgeschlossene Aufgaben können protokolliert werden. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt die spätere Auswertung des Prozesses.
Beispiele für den Einsatz einer Workflow Engine
Workflow Engines eignen sich besonders für wiederkehrende, regelbasierte oder mehrstufige Abläufe.
Genehmigungsprozesse
Ein Antrag wird erfasst, geprüft und abhängig von Betrag, Abteilung oder Antragsart an die zuständigen Personen weitergeleitet. Nach der Entscheidung werden der Antragsteller informiert und mögliche Folgeaktionen gestartet.
Mitarbeiter-Onboarding
Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters können Aufgaben für Personalabteilung, IT, Fachabteilung und Gebäudeverwaltung automatisch erstellt werden. Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Benutzerkonten und Zugangsberechtigungen.
Serviceanfragen
Eine eingehende Anfrage wird kategorisiert, priorisiert und der zuständigen Bearbeitungsgruppe zugewiesen. Fristen, Rückfragen, Eskalationen und Statusmeldungen werden innerhalb des Workflows gesteuert.
Rechnungsprüfung
Rechnungsdaten werden erfasst oder übernommen. Anschließend prüft der Workflow formale Bedingungen und leitet die Rechnung abhängig von Betrag oder Kostenstelle zur fachlichen Freigabe weiter.
Vertragsprüfung
Ein Vertragsentwurf durchläuft definierte Prüf- und Freigabestufen. Abhängig von Vertragsart, Wert oder Risikoklasse können unterschiedliche Fachbereiche eingebunden werden.
Reklamationsbearbeitung
Eine Reklamation wird aufgenommen und anhand ihrer Merkmale klassifiziert. Der weitere Ablauf richtet sich nach Produkt, Dringlichkeit, möglicher Gewährleistung und erforderlicher Entscheidung.
Warum setzen Unternehmen Workflow Engines ein?
Workflow Engines unterstützen Unternehmen dabei, Abläufe einheitlich und nachvollziehbar auszuführen.
Weniger manuelle Koordination
Aufgaben müssen nicht bei jedem Vorgang erneut per E-Mail, Telefon oder Zuruf verteilt werden. Die Workflow Engine übernimmt die Weiterleitung anhand der festgelegten Regeln.
Klare Zuständigkeiten
Für jeden Prozessschritt lässt sich bestimmen, welche Rolle oder Organisationseinheit verantwortlich ist. Dadurch wird transparenter, wer eine Aufgabe bearbeiten muss.
Einheitliche Abläufe
Wiederkehrende Vorgänge werden nach denselben Regeln verarbeitet. Abweichungen können gezielt als eigene Prozesspfade definiert werden.
Bessere Nachvollziehbarkeit
Der aktuelle Bearbeitungsstand bleibt innerhalb des Workflows sichtbar. Entscheidungen, Aufgaben und Statusänderungen können abhängig von der Konfiguration dokumentiert werden.
Schnellere Anpassung von Prozessen
Ändern sich Zuständigkeiten, Regeln oder fachliche Anforderungen, können digital modellierte Workflows gezielt weiterentwickelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die eingesetzte Software eine kontrollierte Anpassung und Versionierung unterstützt.
Entlastung bei Routinetätigkeiten
Automatisierte Benachrichtigungen, Datenübertragungen und Statusänderungen reduzieren wiederkehrende administrative Arbeit. Fachliche Entscheidungen können weiterhin durch die zuständigen Mitarbeitenden getroffen werden.
Workflow Engine und BPMN: Was ist der Zusammenhang?
Die Business Process Model and Notation, kurz BPMN, ist eine standardisierte grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen.
BPMN stellt Symbole und Regeln bereit, mit denen unter anderem folgende Elemente eines Prozesses beschrieben werden können:
- Ereignisse
- Aufgaben
- Entscheidungspunkte
- Prozesspfade
- Nachrichten
- beteiligte Rollen oder Organisationen
Dabei muss zwischen Modellierung und Ausführung unterschieden werden.
Ein BPMN-Modeler dient dazu, Prozessdiagramme zu erstellen. Eine Workflow Engine führt dagegen die technisch ausführbaren Bestandteile eines bereitgestellten Prozessmodells aus.
Nicht jede grafische BPMN-Darstellung ist automatisch ausführbar. Ebenso verwendet nicht jede Workflow Engine BPMN. Einige Systeme arbeiten mit eigenen Modellierungsverfahren oder Prozessdefinitionen.
Bei der Auswahl einer Software sollte daher geprüft werden, ob BPMN nur zur Dokumentation verwendet wird oder ob die erstellten Modelle tatsächlich durch die Engine ausgeführt werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Engine und RPA?
Eine Workflow Engine und Robotic Process Automation, kurz RPA, verfolgen unterschiedliche Schwerpunkte.
Eine Workflow Engine koordiniert einen vollständigen Prozess. Sie steuert Aufgaben, Regeln, Entscheidungen, Fristen, Benutzer und beteiligte Systeme.
RPA automatisiert dagegen häufig einzelne wiederkehrende Bedienhandlungen innerhalb bestehender Anwendungen. Ein Software-Roboter kann beispielsweise Daten aus einer Benutzeroberfläche auslesen und in eine andere Anwendung übertragen.
Vereinfacht dargestellt:
- Workflow Engine: steuert den übergeordneten Prozess
- RPA: automatisiert einzelne Bedien- oder Verarbeitungsschritte
Beide Technologien können zusammen eingesetzt werden. Die Workflow Engine bestimmt dabei beispielsweise, wann eine Aufgabe auszuführen ist. Eine RPA-Lösung übernimmt anschließend einen konkreten automatisierten Arbeitsschritt.
Wo stabile Schnittstellen vorhanden sind, ist eine direkte Systemintegration über APIs jedoch häufig robuster als die Automatisierung über Benutzeroberflächen.
Wie finden Unternehmen die passende Workflow Engine?
Vor der Auswahl einer Workflow Engine sollten zunächst die eigenen Prozesse und Anforderungen betrachtet werden. Eine möglichst lange Funktionsliste allein sagt wenig darüber aus, ob eine Lösung zum Unternehmen passt.
Wichtige Auswahlkriterien sind:
Unterstützte Prozessarten
Es sollte geprüft werden, ob die Software nur einfache, lineare Abläufe oder auch langlaufende, fallbasierte und nicht vollständig vorhersehbare Prozesse unterstützt.
Modellierung und Bedienbarkeit
Fachliche und technische Anwender sollten Prozesse verständlich modellieren, prüfen und anpassen können. Dabei ist entscheidend, wie Aufgaben, Regeln, Formulare und Systemaktionen miteinander verbunden werden.
Rollen und Berechtigungen
Die Software sollte die vorhandenen Organisationsstrukturen abbilden können. Dazu gehören Rollen, Teams, Vertretungen und dynamisch ermittelte Zuständigkeiten.
Formulare und Benutzeraufgaben
Für Prozesse mit menschlicher Beteiligung werden geeignete Eingabemasken und Aufgabenansichten benötigt. Inhalte sollten passend zum jeweiligen Bearbeitungsschritt bereitgestellt werden können.
Schnittstellen und Integration
Vorhandene Anwendungen, Datenquellen und Dienste müssen sich in die Workflows einbinden lassen. Dabei sollten nicht nur allgemeine Integrationsversprechen, sondern die konkreten Schnittstellen betrachtet werden.
Monitoring und Nachvollziehbarkeit
Laufende Prozesse, offene Aufgaben und mögliche Verzögerungen sollten transparent dargestellt werden. Der benötigte Umfang der Protokollierung hängt von den organisatorischen und fachlichen Anforderungen ab.
Versionierung und Bereitstellung
Workflows verändern sich im Laufe der Zeit. Deshalb sollte die Software eine kontrollierte Weiterentwicklung, Prüfung und Bereitstellung neuer Versionen ermöglichen.
Beratung und Betrieb
Neben den technischen Funktionen sind auch Einführung, Anpassung, Schulung, Support und das gewünschte Betriebsmodell zu berücksichtigen.
Unternehmen, die diese Anforderungen innerhalb einer zentralen Plattform umsetzen möchten, finden weitere Informationen auf der Produktseite zur EcholoN Workflow Engine Software.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie sich Ihre Geschäftsprozesse mit der EcholoN Workflow Engine digital abbilden und automatisieren lassen.
Häufige Fragen zur Workflow Engine
Was ist eine Workflow Engine?
Eine Workflow Engine ist eine Softwarekomponente, die definierte Arbeitsabläufe ausführt. Sie verarbeitet Ereignisse, prüft Regeln und Berechtigungen, verwaltet den Status eines Vorgangs und löst die vorgesehenen Aufgaben oder Systemaktionen aus.
Was ist der Unterschied zwischen einer Workflow Engine und einem Workflow-Management-System?
Die Workflow Engine übernimmt die technische Ausführung der definierten Prozesslogik. Ein Workflow-Management-System umfasst darüber hinaus Funktionen zur Modellierung, Administration, Überwachung und Auswertung von Workflows.
Was ist eine Workflow-Instanz?
Eine Workflow-Instanz ist ein konkret gestarteter Durchlauf eines definierten Workflows. Wird beispielsweise ein Urlaubsantrag eingereicht, entsteht daraus eine eigene Instanz mit individuellem Status, beteiligten Personen und den dazugehörigen Prozessdaten.
Welche Prozesse lassen sich mit einer Workflow Engine automatisieren?
Geeignet sind insbesondere wiederkehrende oder regelbasierte Abläufe wie Freigaben, Genehmigungen, Onboarding-Prozesse, Serviceanfragen, Prüfungen, Benachrichtigungen und systemübergreifende Datenverarbeitungen.
Kann eine Workflow Engine manuelle Aufgaben einbinden?
Ja. Eine Workflow Engine kann automatisierte Systemaktionen und Aufgaben für menschliche Bearbeiter innerhalb eines gemeinsamen Ablaufs koordinieren. Nach Abschluss einer Benutzeraufgabe setzt die Engine den Workflow entsprechend der definierten Regeln fort.
Was ist der Unterschied zwischen einer Workflow Engine und RPA?
Eine Workflow Engine koordiniert den gesamten Prozess und steuert Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und beteiligte Systeme. Robotic Process Automation automatisiert dagegen meist einzelne repetitive Bedienhandlungen innerhalb vorhandener Anwendungen.
Muss eine Workflow Engine BPMN unterstützen?
Nein. BPMN ist eine standardisierte Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen, wird aber nicht von jeder Workflow Engine verwendet. Entscheidend ist, ob die eingesetzte Modellierung die fachlichen Anforderungen abbildet und von der jeweiligen Engine ausgeführt werden kann.