Immer mehr, immer komplexere Arbeitsabläufe, stetig wachsende Datenmengen, fortwährend wiederkehrende Arbeitsschritte etc. – so gut wie jedes Unternehmen hat damit zu kämpfen. Systeme bzw. Softwarelösungen, die Teile der Arbeitsprozesse automatisieren und selbstständig die korrekte, fehlerfreie Ausführung dieser kontrollieren, schaffen Abhilfe: sogenannte Workflow Engines, die innerhalb eines Workflow-Management-Systems (WFMS) annährend autark agieren. Was ist das genau? Und wie funktioniert das? Das lesen Sie im folgenden Bericht – viel Spaß!
Um erklären zu können, was eine Workflow Engine ist, muss zunächst kurz der Begriff des Workflow Management Systems (WFMS) geklärt werden, denn davon ist die Workflow Engine maßgeblicher Teil.
Innerhalb des Workflow-Managements werden Geschäftsprozesse durch die IT unterstützt und teilweise komplett automatisiert. Ein Workflow ist dabei ein Arbeitsablauf oder ein Geschäftsvorfall, der Teil einer Kette von mehreren Workflows ist. Diese hängen untereinander so zusammen, dass innerhalb des einen, gerade bearbeiteten Workflows eine Bedingung ausgelöst werden muss, um im nächsten Workflow eine Aktion anzustoßen.
Das Workflow Management System umfasst somit alle Aufgaben, die bei der Organisation, Ausführung und Kontrolle der Workflows bearbeitet werden müssen.
Hier kommt nun die Workflow-Engine zum Einsatz. Sie bezeichnet eine Softwareanwendung, die alle im Workflow-Management anfallenden Geschäftsprozesse verwaltet und überwacht. Entscheidend sind hier vor allem die Zustände der einzelnen Arbeitsabläufe, anhand derer die Workflow Engine bestimmt, ob und welche Aktionen im nächsten Step ausgelöst werden. Solche Aktionen können beispielsweise sein:
Das alles passiert völlig automatisiert. Doch wie genau funktioniert das?
Workflow-Engines haben drei vorrangige Funktionen:
Unterm Strich bedeutet das, dass die Softwareanwendung jede Art von Aufgabe innerhalb eines Geschäftsprozesses ausführen kann. Man betrachtet die Geschäftsprozesse im Detail und definiert innerhalb derer kleine Arbeitsschritte, die wiederum technisch automatisiert und in die Workflow Engine implementiert werden können. Diese weist dann die jeweiligen Arbeitsschritte Benutzern in der Reihenfolge zu, die man vorgibt. Damit funktioniert sie innerhalb eines Workflow Management Systems als kontrollierende und ausführende Instanz.
Das alles führt zu enormer Erleichterung und Zeitersparnis für Unternehmen. Welche weiteren Gründe sprechen nun für ein WFMS? Und benötigen Unternehmen tatsächlich auch Workflow-Engines?
Unternehmen, die sich zum einen für ein Workflow Management System, zum anderen für Workflow Engines entscheiden, genießen eine Reihe an Vorteilen, zum Beispiel:
Wichtig, um tatsächlich von allen Vorteilen einer Workflow Engine zu profitieren, ist, dass die Software durchweg editierbar und optimierbar bleibt, um die Entwicklung des Marktes oder Innovationen mitnehmen zu können. Zu starre Vorgaben sind ungeeignet, da nicht spontan reagiert werden kann.
Auch darf die Automatisierung der Geschäftsprozesse nicht dazu führen, dass sich Mitarbeiter in ihrer Kreativität beschränkt oder gar ersetzt fühlen. Entgegen der positiven Wirkung von effektiveren Arbeitsabläufen, hätte dies einen negativen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Leistung.
Unternehmen sollten hier bei der Entscheidung genau darauf achten, welche Möglichkeiten die jeweiligen Workflow Engine Anbieter bereitstellen und wie hoch der Grad der Flexibilität trotz Automatisierung ist. Wo also suchen? Wie finden Unternehmen die für sie richtige Workflow-Engine?
Unternehmen, die für sich für eine Workflow Engine entscheiden, stehen vor einer großen Menge an unterschiedlichen Anbietern und Systemen. Hier den Durchblick zu behalten, ist nicht einfach. Wichtig ist hierbei, genau zu wissen, was eigentlich benötigt bzw. gesucht wird.
Folgende Fragen können helfen:
Wurden Fragen auf all diese Antworten gefunden, steht dem Kauf und der Implementierung nichts mehr im Wege.
Auch wir von EcholoN bieten eine solches WFMS inklusive den Workflow Engines an. Dank des grafischen Designs ist es besonders nutzerfreundlich und darüber hinaus sofort einsetzbar. Einer der wichtigsten Faktoren beim Einsatz einer neuen Softwarelösung ist aber, durchweg Ansprechpartner bei allen Fragen und Anregungen zu haben. Genau dies leisten unsere Mitarbeiter von EcholoN, denn ihre Meinung ist, dass Service beim Kauf beginnt, nicht endet. Hier finden Sie nähere Informationen zu unserer umfangreichen Workflow-Management-Lösung.
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