Workflow Management System - WFMS: Die optimale Lösung für die Ausführung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Immer mehr, immer komplexere Arbeitsabläufe, stetig wachsende Datenmengen, fortwährend wiederkehrende Arbeitsschritte etc. – so gut wie jedes Unternehmen hat damit zu kämpfen. Systeme bzw. Softwarelösungen, die Teile der Arbeitsprozesse automatisieren und selbstständig die korrekte, fehlerfreie Ausführung dieser kontrollieren, schaffen Abhilfe: sogenannte Workflow Engines, die innerhalb eines Workflow-Management-Systems (WFMS) annährend autark agieren. Was ist das genau? Und wie funktioniert das? Das lesen Sie im folgenden Bericht – viel Spaß!
Definition: Was ist eine Workflow Engine?
Um erklären zu können, was eine Workflow Engine ist, muss zunächst kurz der Begriff des Workflow-Management-Systems (WFMS) geklärt werden, denn davon ist die Workflow Engine maßgeblicher Teil.
Innerhalb des Workflow-Managements werden Geschäftsprozesse durch die IT unterstützt und teilweise komplett automatisiert (Business Process Management). Ein Workflow ist dabei ein Arbeitsablauf oder ein Geschäftsvorfall, der Teil einer Kette von mehreren Workflows ist. Diese hängen untereinander so zusammen, dass innerhalb des einen, gerade bearbeiteten Workflows eine Bedingung ausgelöst werden muss, um im nächsten Workflow eine Aktion anzustoßen.
Das Workflow Management System umfasst somit alle Aufgaben, die bei der Organisation, Ausführung und Kontrolle der Workflows bearbeitet werden müssen.
Hier kommt nun die Workflow-Engine zum Einsatz. Sie bezeichnet eine Softwareanwendung, die alle im Workflow-Management anfallenden Geschäftsprozesse verwaltet und überwacht. Entscheidend sind hier vor allem die Zustände der einzelnen Arbeitsabläufe, anhand derer die Workflow Engine bestimmt, ob und welche Aktionen im nächsten Step ausgelöst werden. Solche Aktionen können beispielsweise sein:
- Verarbeitung und/oder Genehmigung eines Kreditantrags
- Senden einer Erinnerungsmail
- Speichern von Formularen
- Weitertragen überfälliger Aktionen an das Management
- etc.
Das alles passiert völlig automatisiert. Doch wie genau funktioniert das?
Wie funktioniert eine Workflow Engine?
Workflow-Engines haben drei vorrangige Funktionen:
- Sie überprüfen durchgehend, ob der aktuelle Prozessstatus korrekt und gültig ist.
- Sie kontrollieren, ob der gerade ausführende Benutzer berechtigt dazu ist, die Aufgabe auszuführen.
- Sie führen die Aufgabe aus, sofern die Punkte 1 und 2 erfüllt sind. Führt die Workflow-Engine die Aufgabe wie gewollt aus, übermittelt sie den neuen Status der Aufgabe. Wird die Aufgabe nicht entsprechend der Angaben erfüllt, spielt sie eine Fehlermeldung zurück.
Arbeitsschritte
Die Workflow Engine unterstützt die Ausführung von Prozessen, indem sie die verschiedenen Arbeitsschritte koordiniert und automatisiert - Automation Workflow. Zu den Arbeitsschritten können das Erstellen von Aufgaben, das Zuweisen von Verantwortlichkeiten, das Weiterleiten von Aufgaben an bestimmte Personen oder Abteilungen sowie das Überwachen und Erfassen von Daten gehören.
Ausführung von Prozessen
Die Ausführung von Prozessen erfolgt in der Regel in Form von Workflow-Instanzen. Eine Workflow Engine erstellt eine ausführende Instanz für jeden Workflow und orchestriert die Ausführung der unterschiedlichen Aufgaben und Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge.
Workflow Engine Integration
Eine Workflow Engine kann in bestehende Systeme und Anwendungen integriert werden, um den Informationsfluss zu verbessern und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Sie kann beispielsweise in ERP-Systeme, CRM-Anwendungen oder andere Software für das Workflow-Management integriert werden.
Unterm Strich bedeutet das, dass die Softwareanwendung jede Art von Aufgabe innerhalb eines Geschäftsprozesses ausführen kann. Man betrachtet die Geschäftsprozesse im Detail und definiert innerhalb derer kleine Arbeitsschritte, die wiederum technisch automatisiert und in die Workflow Engine implementiert werden können. Diese weist dann die jeweiligen Arbeitsschritte Benutzern in der Reihenfolge zu, die man vorgibt. Damit funktioniert sie innerhalb eines Workflow Management Systems als kontrollierende und ausführende Instanz.
Das alles führt zu enormer Erleichterung und Zeitersparnis für Unternehmen. Welche weiteren Gründe sprechen nun für ein WFMS? Und benötigen Unternehmen tatsächlich auch Workflow-Engines?
Warum ist eine Workflow Engine wichtig?
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentraler Vorteil einer Workflow Engine. Sie ermöglicht es Unternehmen, manuelle Aufgaben zu eliminieren und die Effizienz zu steigern, indem sie Prozesse automatisch ausführen.
Benachrichtigungen und Eskalationen
Eine Workflow Engine ermöglicht nicht nur die automatische Durchführung von Prozessen, sondern auch das Senden von Benachrichtigungen und Eskalationen. Diese Funktionen gewährleisten, dass alle Beteiligten in einem Workflow über den Fortschritt informiert sind und rechtzeitig reagieren können. Benachrichtigungen ermöglichen es den Mitarbeitern, über wichtige Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, während Eskalationen sicherstellen, dass Aufgaben, die nicht rechtzeitig erledigt werden, die erforderliche Aufmerksamkeit und Priorisierung erhalten.
Reporting und Überwachung
Neben der Steuerung und Optimierung verschiedener Arbeitsabläufe bietet sie auch Funktionen wie Reporting und Überwachung. Das Reporting ermöglicht es Unternehmen, detaillierte Berichte über den Workflow-Prozess zu erstellen. Dadurch können sie Einblicke in die Effizienz der Prozesse erhalten und mögliche Engpässe oder Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Die Überwachungsfunktion hilft dabei, den Fortschritt der Arbeitsabläufe zu verfolgen und sicherzustellen, dass keine Aufgaben übersehen oder verzögert werden.
BPMN und Workflow Engine
Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein Standard zur Modellierung von Workflows. Eine BPMN Workflow Engine ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse gemäß dem BPMN-Standard zu modellieren und zu steuern. Sie kann verschiedene Funktionen ausführen, wie beispielsweise die Erstellung von Prozessdiagrammen, die Durchführung von Prozesssimulationen, die automatisierte Ausführung von Prozessen und die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen.
Wieso benötigen Unternehmen Workflow Engines?
Unternehmen, die sich zum einen für ein Workflow Management System, zum anderen für Workflow Engines entscheiden, genießen eine Reihe an Vorteilen, zum Beispiel:
- Kosteneffizienz: Durch die softwareseitige Kontrolle von Arbeitsschritten können Teams und Abteilungen wesentlich effektiver zusammenarbeiten, da sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Darüber hinaus werden dank der Teil-Automatisierung Fehler schneller erkannt und behoben. In Summe spart das eine Menge Zeit und Geld.
- Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse: Durch die Tatsache, dass ein Arbeitsprozess durch eine Workflow Engine orchestriert wird, können Veränderungen oder Verbesserungen um einiges leichter umgesetzt werden. Ohne dass der komplette Prozess zum Stillstand kommt, kann die einzelne Aufgabe modelliert und neu angestoßen werden. Das sorgt für kurze Bearbeitungszeiten und parallel kann keine Aufgabe vergessen werden, weil sich die Workflow Engine um die Einhaltung kümmert.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren, sind produktiver und effektiver. Darüber hinaus finden sie sämtliche Informationen in einer Softwareanwendung – ohne langes Suchen. Das lässt sie selbst zufriedener sein, da ihre Arbeitsleistung innerhalb kurzer Zeit sichtbare Erfolge erzielt.
Wichtig, um tatsächlich von allen Vorteilen einer Workflow Engine zu profitieren, ist, dass die Software durchweg editierbar und optimierbar bleibt, um die Entwicklung des Marktes oder Innovationen mitnehmen zu können. Zu starre Vorgaben sind ungeeignet, da nicht spontan reagiert werden kann.
Auch darf die Automatisierung der Geschäftsprozesse nicht dazu führen, dass sich Mitarbeiter in ihrer Kreativität beschränkt oder gar ersetzt fühlen. Entgegen der positiven Wirkung von effektiveren Arbeitsabläufen, hätte dies einen negativen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Leistung.
Unternehmen sollten hier bei der Entscheidung genau darauf achten, welche Möglichkeiten die jeweiligen Workflow Engine Anbieter bereitstellen und wie hoch der Grad der Flexibilität trotz Automatisierung ist. Wo also suchen? Wie finden Unternehmen die für sie richtige Workflow-Engine?
Zusammenspiel von Workflow Engine (WFE) und robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)?
Das Zusammenspiel von WFE und robotergesteuerter Prozessautomatisierung ist entscheidend für die Effizienz und Leistungsfähigkeit der automatisierten Prozesse in einem Unternehmen. Die WFE bietet die notwendige Infrastruktur und Logik, um komplexe Prozesse zu verwalten und zu steuern, während RPA die physischen Aktivitäten übernimmt und repetitive Aufgaben automatisiert. Durch die Integration beider Technologien können Unternehmen reibungslose und zuverlässige Abläufe sicherstellen, die die Produktivität steigern und Fehler minimieren. Die WFE kann Arbeitsabläufe orchestrieren und den Prozessfluss steuern, während RPA die Ausführung einzelner Aufgaben übernimmt, was zu einer nahtlosen Zusammenarbeit führt.
Vorteile der Verwendung eines Workflow-Management-Systems
Ein Workflow-Management-System bietet viele Vorteile für Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente Organisation und Automatisierung von Arbeitsabläufen, was zu weniger Fehler und einer höheren Produktivität führt. Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Informationen wird die Zusammenarbeit erleichtert und der Zugriff auf relevante Daten verbessert. Darüber hinaus können Arbeitsprozesse transparenter gemacht und Engpässe identifiziert werden. Ein Workflow-Management-System erhöht insgesamt die Effizienz und Effektivität der Abläufe und steigert somit die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden.
Erhöhte Effizienz
Workflow-Management-Systeme erhöhen die Effizienz von Unternehmen erheblich. Das automatisierte Handling von Geschäftsprozessen und die transparente Darstellung von Arbeitsabläufen ermöglichen eine effektive Überwachung und Kontrolle. Dadurch werden Zeit- und Ressourcenersparnisse erzielt. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, da repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisiert werden.
Rationalisierte Prozesse
Workflow-Management-Systeme sind eine effektive Möglichkeit, um rationalisierte Prozesse in Unternehmen zu implementieren. Durch eine zentralisierte Plattform können Arbeitsabläufe automatisiert und optimiert werden, was zu einer effizienteren Leistung führt. Die Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt zu verfolgen. Dadurch können unnötige Verzögerungen und Missverständnisse vermieden werden.
Verbesserte Kollaboration
Workflow-Management-Systeme ermöglichen eine verbesserte Kollaboration in Unternehmen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Aufgaben effizienter zugewiesen und bearbeitet werden, wodurch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern optimiert wird. Mitarbeiter können in Echtzeit auf den aktuellen Stand des Projekts zugreifen und dadurch ihre Arbeit besser koordinieren. Zudem ermöglichen WMS eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert und für alle Beteiligten zugänglich sind. Die verbesserte Kollaboration trägt somit ebenfalls zu einer Steigerung der Produktivität und Effektivität in Unternehmen bei.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System ist eine "Automation Software", die dazu dient, die Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Das gilt auch für Teilprozesse, einen Arbeitsschritt oder der unternehmensweite Einsatz.
Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Workflow-Management-Systems wie EcholoN?
Durch die Verwendung eines Workflow-Management-Systems wie EcholoN können Unternehmen ihre Prozessschritte modellieren, optimieren und automatisieren, wodurch sie Zeit und Ressourcen sparen und ihre Effizienz steigern können.
Wie kann das EcholoN Workflow-Management-System bei der Prozessautomatisierung unterstützen?
EcholoN bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen, um Prozesse zu automatisieren, darunter die Möglichkeit, BPMN-Diagramme zu erstellen, Dokumentenmanagement zu integrieren und Prozessschritte zu modellieren und zu automatisieren.
Kann das EcholoN Workflow-Management-System mit anderen Software-Tools wie Camunda zusammenarbeiten?
Ja, EcholoN ist in der Lage, mit verschiedenen Tools und Plattformen zu integrieren, darunter auch mit Camunda, um eine effiziente Prozessautomatisierung zu gewährleisten.
Welche Art von Geschäftsprozessen lassen sich mit einem Workflow-Management-System automatisieren?
Ein Workflow-Management-System wie EcholoN kann eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in Unternehmen automatisieren, darunter Zulieferketten, Rechnungswesen, Personalwesen, Kundenservice und mehr.
Wie kann ein Unternehmen von der Verwendung einer Workflow-Management-Software profitieren?
Unternehmen können von der Verwendung einer Workflow-Management-Software profitieren, indem sie ihre Prozesse optimieren, die Produktivität steigern, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern.
Kann das EcholoN Workflow-Management-System in das bestehende ERP-System eines Unternehmens integriert werden?
Ja, EcholoN kann nahtlos in das bestehende ERP-System eines Unternehmens integriert werden, um eine effiziente Orchestrierung der Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
Welche Rolle spielen APIs und Schnittstellen in einem Workflow-Management-System?
APIs und Schnittstellen ermöglichen die Integration von unterschiedlichen Systemen und Plattformen, um eine reibungslose Kommunikation und Datenübertragung zwischen verschiedenen Tools und Anwendungen zu gewährleisten.
Bietet das EcholoN Workflow-Management-System Unterstützung für die Modellierung und Automatisierung von Teilprozessen?
Ja, EcholoN ermöglicht die Modellierung und Automatisierung von Teilprozessen, um eine granulare Steuerung und Ausführung der Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
Inwiefern kann die Verwendung eines Workflow-Management-Systems wie EcholoN dazu beitragen, die Automatisierung von geschäftsrelevanten Prozessen mit minimalem Aufwand zu erreichen?
Durch die Verwendung von EcholoN können Unternehmen geschäftsrelevante Prozesse mit minimalem Aufwand automatisieren, indem sie auf eine benutzerfreundliche Plattform und vorgefertigte Automatisierungstools zurückgreifen.
Wie finden Unternehmen die richtige Workflow Engine?
Unternehmen, die für sich für eine Workflow Engine entscheiden, stehen vor einer großen Menge an unterschiedlichen Anbietern und Systemen. Hier den Durchblick zu behalten, ist nicht einfach. Wichtig ist hierbei, genau zu wissen, was eigentlich benötigt bzw. gesucht wird.
Folgende Fragen können helfen:
- Wie viel Budget können wir für Implementierung und Kontinuierliche Verbesserung aufbringen?
- Passt das in die engere Wahl gezogene System in meine Unternehmensstrategie?
- Welche Möglichkeiten oder Risiken gilt es in meinem Betrieb zu beachten?
- Die Anbieter welcher Softwarelösung helfen mir bei Fragen auch über die Implementierung hinaus?
- Besteht die Möglichkeit, eigene Systeme mit der neuen Lösung zu koppeln?
Wurden Fragen auf all diese Antworten gefunden, steht dem Kauf und der Implementierung nichts mehr im Wege.
Auch wir von EcholoN bieten eine solches WFMS inklusive den Workflow Engines an. Dank des grafischen Designs ist es besonders nutzerfreundlich und darüber hinaus sofort einsetzbar. Einer der wichtigsten Faktoren beim Einsatz einer neuen Softwarelösung ist aber, durchweg Ansprechpartner bei allen Fragen und Anregungen zu haben. Genau dies leisten unsere Mitarbeiter von EcholoN, denn ihre Meinung ist, dass Service beim Kauf beginnt, nicht endet. Hier finden Sie nähere Informationen zu unserer umfangreichen Workflow-Management-Lösung.
Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktaufnahme!