Immer mehr, immer komplexere Arbeitsabläufe, stetig wachsende Datenmengen, fortwährend wiederkehrende Arbeitsschritte etc. – so gut wie jedes Unternehmen hat damit zu kämpfen. Systeme bzw. Softwarelösungen, die Teile der Arbeitsprozesse automatisieren und selbstständig die korrekte, fehlerfreie Ausführung dieser kontrollieren, schaffen Abhilfe: sogenannte Workflow Engines, die innerhalb eines Workflow-Management-Systems (WFMS) annährend autark agieren. Was ist das genau? Und wie funktioniert das? Das lesen Sie im folgenden Bericht – viel Spaß!
Definition: Was ist eine Workflow Engine?
Um erklären zu können, was eine Workflow Engine ist, muss zunächst kurz der Begriff des Workflow Management Systems (WFMS) geklärt werden, denn davon ist die Workflow Engine maßgeblicher Teil.
Innerhalb des Workflow-Managements werden Geschäftsprozesse durch die IT unterstützt und teilweise komplett automatisiert. Ein Workflow ist dabei ein Arbeitsablauf oder ein Geschäftsvorfall, der Teil einer Kette von mehreren Workflows ist. Diese hängen untereinander so zusammen, dass innerhalb des einen, gerade bearbeiteten Workflows eine Bedingung ausgelöst werden muss, um im nächsten Workflow eine Aktion anzustoßen.
Das Workflow Management System umfasst somit alle Aufgaben, die bei der Organisation, Ausführung und Kontrolle der Workflows bearbeitet werden müssen.
Hier kommt nun die Workflow-Engine zum Einsatz. Sie bezeichnet eine Softwareanwendung, die alle im Workflow-Management anfallenden Geschäftsprozesse verwaltet und überwacht. Entscheidend sind hier vor allem die Zustände der einzelnen Arbeitsabläufe, anhand derer die Workflow Engine bestimmt, ob und welche Aktionen im nächsten Step ausgelöst werden. Solche Aktionen können beispielsweise sein:
- Verarbeitung und/oder Genehmigung eines Kreditantrags
- Senden einer Erinnerungsmail
- Speichern von Formularen
- Weitertragen überfälliger Aktionen an das Management
- etc.
Das alles passiert völlig automatisiert. Doch wie genau funktioniert das?
Wie funktioniert eine Workflow Engine?
Workflow-Engines haben drei vorrangige Funktionen:
- Sie überprüfen durchgehend, ob der aktuelle Prozessstatus korrekt und gültig ist.
- Sie kontrollieren, ob der gerade ausführende Benutzer berechtigt dazu ist, die Aufgabe auszuführen.
- Sie führen die Aufgabe aus, sofern die Punkte 1 und 2 erfüllt sind. Führt die Workflow-Engine die Aufgabe wie gewollt aus, übermittelt sie den neuen Status der Aufgabe. Wird die Aufgabe nicht entsprechend der Angaben erfüllt, spielt sie eine Fehlermeldung zurück.
Unterm Strich bedeutet das, dass die Softwareanwendung jede Art von Aufgabe innerhalb eines Geschäftsprozesses ausführen kann. Man betrachtet die Geschäftsprozesse im Detail und definiert innerhalb derer kleine Arbeitsschritte, die wiederum technisch automatisiert und in die Workflow Engine implementiert werden können. Diese weist dann die jeweiligen Arbeitsschritte Benutzern in der Reihenfolge zu, die man vorgibt. Damit funktioniert sie innerhalb eines Workflow Management Systems als kontrollierende und ausführende Instanz.
Das alles führt zu enormer Erleichterung und Zeitersparnis für Unternehmen. Welche weiteren Gründe sprechen nun für ein WFMS? Und benötigen Unternehmen tatsächlich auch Workflow-Engines?
Wieso benötigen Unternehmen Workflow Engines?
Unternehmen, die sich zum einen für ein Workflow Management System, zum anderen für Workflow Engines entscheiden, genießen eine Reihe an Vorteilen, zum Beispiel:
- Kosteneffizienz: Durch die softwareseitige Kontrolle von Arbeitsschritten können Teams und Abteilungen wesentlich effektiver zusammenarbeiten, da sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Darüber hinaus werden dank der Teil-Automatisierung Fehler schneller erkannt und behoben. In Summe spart das eine Menge Zeit und Geld.
- Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse: Durch die Tatsache, dass ein Arbeitsprozess durch eine Workflow Engine in einzelne Schritte zerlegt wird, können Veränderungen oder Verbesserungen um einiges leichter umgesetzt werden. Ohne dass der komplette Prozess zum Stillstand kommt, kann die einzelne Aufgabe modelliert und neu angestoßen werden. Das sorgt für kurze Bearbeitungszeiten und parallel kann keine Aufgabe vergessen werden, weil sich die Workflow Engine um die Einhaltung kümmert.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren, sind produktiver und effektiver. Darüber hinaus finden sie sämtliche Informationen in einer Softwareanwendung – ohne langes Suchen. Das lässt sie selbst zufriedener sein, da ihre Arbeitsleistung innerhalb kurzer Zeit sichtbare Erfolge erzielt.
Wichtig, um tatsächlich von allen Vorteilen einer Workflow Engine zu profitieren, ist, dass die Software durchweg editierbar und optimierbar bleibt, um die Entwicklung des Marktes oder Innovationen mitnehmen zu können. Zu starre Vorgaben sind ungeeignet, da nicht spontan reagiert werden kann.
Auch darf die Automatisierung der Geschäftsprozesse nicht dazu führen, dass sich Mitarbeiter in ihrer Kreativität beschränkt oder gar ersetzt fühlen. Entgegen der positiven Wirkung von effektiveren Arbeitsabläufen, hätte dies einen negativen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Leistung.
Unternehmen sollten hier bei der Entscheidung genau darauf achten, welche Möglichkeiten die jeweiligen Workflow Engine Anbieter bereitstellen und wie hoch der Grad der Flexibilität trotz Automatisierung ist. Wo also suchen? Wie finden Unternehmen die für sie richtige Workflow-Engine?
Wie finden Unternehmen die richtige Workflow Engine?
Unternehmen, die für sich für eine Workflow Engine entscheiden, stehen vor einer großen Menge an unterschiedlichen Anbietern und Systemen. Hier den Durchblick zu behalten, ist nicht einfach. Wichtig ist hierbei, genau zu wissen, was eigentlich benötigt bzw. gesucht wird.
Folgende Fragen können helfen:
- Wie viel Budget können wir für Implementierung und Kontinuierliche Verbesserung aufbringen?
- Passt das in die engere Wahl gezogene System in meine Unternehmensstrategie?
- Welche Möglichkeiten oder Risiken gilt es in meinem Betrieb zu beachten?
- Die Anbieter welcher Softwarelösung helfen mir bei Fragen auch über die Implementierung hinaus?
- Besteht die Möglichkeit, eigene Systeme mit der neuen Lösung zu koppeln?
Wurden Fragen auf all diese Antworten gefunden, steht dem Kauf und der Implementierung nichts mehr im Wege.
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