New Work und Work Management

Herausforderung und Motivatoren für mehr Effektivität und Produktivität

Romina Bruhn
20.02.2021

Die Ansprüche der Arbeitnehmer an ihre Arbeitsstelle haben sich im Laufe der letzten Jahrzehnte stark gewandelt. Sie sind zufriedener zugleich leistungsbereiter, wenn der Arbeitsplatz gut mit der Familie vereinbar ist, er eine gute Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten bietet, sie zusammen die Möglichkeit haben, Entscheidungen mitzutreffen und Einfluss zu nehmen. Viele Arbeitgeber stellen sich dieser Herausforderung und bieten ihren Mitarbeitern diese Motivatoren – für mehr Effektivität und Produktivität. Sie schließen sich damit einem Trend an, der sich New Work nennt. Was das ist und was ein geeignetes Work Management zur Produktivität beitragen kann, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.

Definition: Was ist New Work?

Der Begriff New Work ist im Zuge der digitalen Transformation entstanden und beschreibt die Veränderung veralteter Arbeitsweisen hin zu neuen, digitalen Prozessen und Abläufen. Dabei werden bestehende Gewohnheiten überarbeitet und den neuen Gegebenheiten angepasst. Dazu gehören:

  • Freiheit und Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und die freie Wahl des Arbeitsorts ermöglichen den Mitarbeitern, effektiv und von überall aus zu arbeiten. Darüber hinaus ist es für sie leichter, Familie und Beruf zu vereinen.
  • Hierarchien: Flache oder kaum vorhandene Hierarchien sorgen für eine Kommunikation auf Augenhöhe.
  • Agilität: Prozesse und Arbeitsabläufe werden agil gestaltet, so dass sie bei unvorhergesehenen Ereignissen schnell geändert werden können.
  • Digitalisierung: Durch digitale Strukturen werden die Arbeitsprozesse modernisiert und effektiveres Arbeiten ermöglicht.
  • Individualität und Selbständigkeit: Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz und die Modalitäten weitgehend selbst einrichten. Dazu gehören beispielsweise individuelle Ziele innerhalb ihres Aufgabengebiets, sowie das selbstständige Bestimmen der Arbeitszeiten.
  • Büroumgebungen: Die Gestaltung der Arbeitsplätze bietet Platz für Freiraum und Kreativität.

In Verbindung mit New Work wird oftmals ein weiterer Begriff genannt, der des Work Managements. Die Mitarbeiter eines Betriebs arbeiten zunehmend an verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten, was die gemeinsame Vernetzung und eine stringente Kommunikation umso wichtiger macht. Ein gut durchdachtes Work Management soll genau das ermöglichen.

Die Notwendigkeit von Work Management – warum ist das so wichtig?

Durch mehr Flexibilität am Arbeitsplatz, haben die Mitarbeiter sowohl die Wahl, von wo aus sie arbeiten als auch zu welcher Zeit. Das bedeutet, dass Teams verteilt sind und sich über die Distanz hinweg gut austauschen müssen.

Das bedeutet auch, dass gemeinsame Projekte über eine Software gesteuert und koordiniert werden müssen. Das Projektmanagement ist daher ein maßgeblicher Teil des Work Managements. Ein geeignetes Work Management bringt folgende Möglichkeiten mit sich:

  • Dem Unternehmen, einem Unternehmenszweig oder auch nur einzelnen Teams ermöglicht es, ihre Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu organisieren.
  • Es sorgt für eine klare und transparente Kommunikation unter den Kollegen.
  • Ein Work Management Tool eignet sich zur Weitergabe oder Bekanntgabe von neuen Informationen, die für die Mitarbeiter wichtig sind.
  • Es bietet zudem einen optimalen Überblickt sowohl über alle abgeschlossenen als auch alle noch anstehenden Aufgaben innerhalb unterschiedlicher Projekte. Bei guten Work Management Tools besteht zusätzlich die Möglichkeit, Aufgaben an verantwortliche Personen zuzuweisen.

Um also trotz zeitlicher und räumlicher Diskrepanzen effektiv und transparent zusammenarbeiten zu können, benötigen Mitarbeiter eine Software, durch die Kollaboration und Kommunikation ermöglicht werden. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über das Angebot von Work Management Tools informieren und eine auf die individuellen Bedürfnisse angepasste Software im Unternehmen implementieren. 

Wahl eines geeigneten Work Management Tools

Die Anzahl an möglichen Work Management Tools ist groß. Dabei muss die Software einige Bestandteile aufweisen, um den Zweck der Kollaboration und der Arbeitserleichterung zu erfüllen. Dazu gehören ein integriertes Projektmanagement-Tool, die Möglichkeit der Informationsbekanntgabe, eine Kommunikationsebene, die Möglichkeit der Aufgabenzuweisung, die Option zur Ressourcenplanung und -verteilung, das Setzen von Laufzeiten oder Zeitpunkten und die Möglichkeit, bestehende Prozesse und Abläufe stetig anzupassen.

Hilfreich ist es hier, sich zunächst über die eigenen Bedürfnisse und Arbeitsstrukturen klar zu werden. Anhand dieser Analysen und Erkenntnisse kann dann bestimmt werden, welche Voraussetzungen ein Work Management Tool im Unternehmen mitbringen muss. Es empfiehlt sich außerdem, unterschiedliche Work Management Softwares mittels einesTestzugangs auszuprobieren und dem unternehmensspezifischen Bedarf gemäß einzurichten. So wird schnell klar, ob das Tool alle nötigen Features mit sich bringt.

Ist das passende Work Management System gefunden, bringt es eine Reihe an Vorteilen mit sich, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter schon bald nicht mehr verzichten wollen. Vor allem in Zeiten von New Work und Arbeit 4.0.