Das Facility Management beschäftigt sich mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden und deren technische Anlagen. Ziel dabei ist nach DIN EN 15221-1, die Effektivität der Hauptaktivitäten eines Unternehmens zu verbessern. So kompliziert und umfangreich es klingt, ist es auch. So entstand ein weiterer Begriff, der des Computer Aided Facility Managements. Damit sind Programme oder Softwares gemeint, die die Vielzahl an unterschiedlichen Prozessen im Facility Management zum Teil übernehmen oder automatisieren. Was ist CAFM genau und wie funktioniert es? Das lesen Sie im folgenden Blogeintrag.
Definition: Was ist Computer Aided Facility Management (CAFM)?
Wie der Name schon vermuten lässt, wird mittels des Computer Aided Facility Managements (CAFM) das Facility Management im Unternehmen durch eine geeignete Software informationstechnisch unterstützt. Grundlegende Idee ist dabei, dem Facility Manager und gegebenenfalls externen Dienstleistern wichtige Informationen bezüglich ihrer Arbeitsbereiche und Aufgaben auf einen Blick zugänglich zu machen. Zu den Arbeitsbereichen gehören beispielsweise
- Auslastung von Büroräumen
- Anstehende Prüfungen oder Audits
- Instandhaltungs- und Wartungsvorgaben
- Laufende Verträge
- Reinigungszyklen
- Etc.
Nach erfolgreicher Implementierung einer CAFM Software werden also Arbeitsprozesse im Facility Management erleichtert und dabei effizienter und kostensparend gestaltet.
CAFM Programme bestehen aus einer Datenbank, in der die relevanten Informationen gespeichert werden, und einer Anwenderoberfläche, durch die die Informationen zugänglich gemacht werden. Wie genau funktioniert das CAFM System nun?
Wie funktioniert ein CAFM-Programm?
Grundsätzlich wird bei den Computer Aided Facility Management Systemen zwischen zentral verwalteten Systemen z.B. Client / Server und dezentral organisierten oder auch webbasierten Anwendungen unterschieden. Während bei zentral verwalteten Systemen fast ausschließlich auf fest vernetzte Computer und den dort zur Verfügung stehenden Datenbanken zugegriffen wird, können die Daten über webbasierte Systeme von überall aus abgerufen, erweitert und verändert werden. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn mehrere Firmenniederlassungen mit demselben CAFM arbeiten oder wenn Facility Manager von außerhalb des Betriebsstandorts auf die Daten zugreifen müssen. Die webbasierte Anwendung oder auch Web Apps werden ähnlich einer Website von einem Browser aus geöffnet. Zu offline Bearbeitung, wenn man mal keinen Empfang hat, stehen häufig auch offline Apps für Smart Phones und Tablett zur Verfügung.
Daraus ergibt sich bei der webbasierten Anwendung ein entscheidender Vorteil: Das CAFM kann aufgrund der möglichen Synchronisation an den unterschiedlichen Endgeräten auch dazu genutzt werden, Arbeitsaufträge abzubilden und zuzuordnen. Zum Beispiel können Defekte innerhalb eines Bürogebäudes oder -raumes direkt in die Software eingepflegt werden, worauf die Facility Manager oder auch externe Firmen Einsicht haben und die Reparatur veranlassen können.
Damit nun alle Parteien, ob intern oder extern, effektiv mit dem CAFM-System arbeiten können, sollte es wichtige Funktionen beinhalten. Welche sind das?
Welche Funktionen sollte ein CAFM bieten?
Gerade dann, wenn die Vernetzung des eigenen Unternehmens mit externen Dienstleistern zur Arbeitserleichterung genutzt werden soll, muss die CAFM-Software die jeweiligen Datenlieferanten mit Schnittstellen verbinden können. Nur so kann die reibungslose und vor allem zeitsparende Kommunikation aller gewährleistet werden.
Um die von mehreren Seiten eingespielten Daten nutzen zu können, muss das CAFM-Programm die Daten empfangen, aktiv Prozesse anstoßen und Benachrichtigungen auslösen können. Dazu ist – logischerweise – zum einen eine Netzwerkanbindung erforderlich, zum anderen muss diese dringend auf ihre Cyber Security hin überprüft werden. Gerade Schnittstellen, die den Datentransfer möglich machen, werden gerne als Ziel von Hackerangriffen genutzt.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn das CAFM-System eine Möglichkeit zur Dokumentation aller bisher getätigten Dienstleistungen bietet. Das ist wichtig, um beispielsweise Instandhaltungszyklen im Blick zu behalten oder Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.
Wie kann EcholoN unterstützen?
Die Anforderungen an eine geeignete Softwarelösung sind hoch. Um dem gerecht zu werden, entwickelte EcholoN ein vielseitiges Programm, das unter anderem dabei hilft, Daten zu ordnen, Aufgaben zu verteilen, automatische Prozesse einzupflegen und neue Prozesse zu definieren. Das integrierte, bewachende Kontrollsystem meldet, wenn Abweichungen oder Sonderfälle auftauchen.
Die EcholoN CAFM-Software beinhaltet unter anderem
- Einfache Dokumentenverwaltung: Beliebig viele Nutzer können gleichzeitig auf eingepflegte und gespeicherte Dokumente zugreifen.
- EcholoN Ticketsystem: Durch das Ticketsystem können Aufgaben erfasst, geclustert und verteilt werden. Dabei kann der aktuelle Status jederzeit eingesehen werden.
- Möglichkeit der Datenexporte und deren Auswertung: Alle Daten lassen sich grafisch darstellen und können in unterschiedliche Dateiformate exportiert werden.
- Selbstlernende Wissensdatenbank: So können bspw. Dokumente schnell und fehlerfrei erstellt werden.
- Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsvorgaben: Die Software hilft dabei, den Überblick zu behalten und meldet, wann beispielsweise die nächsten Begehungen anstehen.
- U. v. m.
Unterm Strich lohnt es sich also, auf eine hochwertige und umfangreiche Software zurückzugreifen, um eine tatsächliche Erleichterung im Arbeitsalltag zu erzielen.
Gerne helfen Ihnen unsere Mitarbeiter von EcholoN bei der Auswahl der geeigneten CAFM-Software und stehen für alle Fragen bereit. Einfach unverbindlich anrufen oder schreiben – wir freuen uns auf Sie!