Willkommen zur Aufklärungsfahrt in die Welt des computer-aided Facility Managements (CAFM). Ob Sie ein Facility Manager sind, der nach effizienten Wegen sucht, Prozesse zu optimieren und Kosten zu verwalten oder einfach nur ein Interesse an fortschrittlichen Technologien haben, werden Sie hier relevante und interessante Einblicke gewinnen. Kernaufgabe dieser Seite ist, wie CAFM eine effiziente Lösung für Facility Management Herausforderungen darstellt.
Das Facility Management beschäftigt sich mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden und deren technische Anlagen. Ziel dabei ist nach DIN EN 15221-1, die Effektivität der Hauptaktivitäten eines Unternehmens zu verbessern. So kompliziert und umfangreich es klingt, ist es auch. So entstand ein weiterer Begriff, der des Computer Aided Facility Managements. Damit sind Programme oder Software gemeint, die die Vielzahl an unterschiedlichen Prozessen im Facility Management zum Teil übernehmen oder automatisieren. Was ist CAFM genau und wie funktioniert es? Das lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.
Was ist CAFM und wie kann es den Facility Management Prozess optimieren?
Wie der Name schon vermuten lässt, wird mittels des Computer Aided Facility Managements das Facility Management im Unternehmen durch eine geeignete Software informationstechnisch unterstützt. Grundlegende Idee ist dabei, dem Facility Manager und gegebenenfalls externen Dienstleistern wichtige Informationen bezüglich ihrer Arbeitsbereiche und Aufgaben auf einen Blick zugänglich zu machen. Zu den Arbeitsbereichen gehören beispielsweise
- Verwaltung von Gebäuden und Anlagen
- Anstehende Prüfungen oder Audits
- Inspektions-, Wartungs- und Instandsetzungsmassnahmen
- Laufende Verträge
- Fuhrparkmanagement
- Reinigungszyklen
- Etc.
Nach erfolgreicher Implementierung einer CAFM Software werden also Arbeitsprozesse im Facility Management erleichtert und dabei effizienter und kostensparend gestaltet.
CAFM Programme bestehen aus einer Datenbank, in der die relevanten Informationen gespeichert werden, und einer Anwenderoberfläche, durch die die Informationen zugänglich gemacht werden. Wie genau funktioniert das CAFM System nun?
Verstehen Sie die Grundlagen des CAFM
CAFM ist eine Technologie, die darauf abzielt, das Management von Einrichtungen und Immobilien zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Integration von CAD- und ERP-Systemen sowie anderen Technologien kann CAFM eine Vielzahl von Funktionen bieten, von Wartungsplanung bis Verwaltung der Liegenschaften.
Vorteile der CAFM-Lösung für das Facility Management
Die Vorteile der CAFM-Lösung für das Facility Management sind vielfältig. Es optimiert die Arbeitsprozesse, steigert die Effizienz und bietet einen Einblick in alle Liegenschafts - Bewirtschaftungsaktivitäten. Externe Dienstleister können bequem gemanagt werden und der Datenaustausch ist schneller und sicherer.
So optimiert CAFM die Prozesse im Facility Management
CAFM optimiert den Facility Management Prozess durch die Bereitstellung von Funktionen zur Echtzeit-Überwachung und -Verwaltung von Inventar, Anlagen, Immobilien und Räumlichkeiten. Ebenfalls beinhaltet es Module zur Wartungsplanung und zum Reinigungsmanagement.
Wie funktioniert ein CAFM-Programm?
Grundsätzlich wird bei den Computer Aided Facility Management Systemen zwischen zentral verwalteten Systemen z.B. Client / Server und dezentral organisierten oder auch webbasierten Anwendungen unterschieden. Während bei zentral verwalteten Systemen fast ausschließlich auf fest vernetzte Computer und den dort zur Verfügung stehenden Datenbanken zugegriffen wird, können die Daten über webbasierte Systeme von überall aus abgerufen, erweitert und verändert werden. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn mehrere Firmenniederlassungen mit demselben CAFM arbeiten oder wenn Facility Manager von außerhalb des Betriebsstandorts auf die Daten zugreifen müssen. Die webbasierte Anwendung oder auch Web Apps werden ähnlich einer Website von einem Browser aus geöffnet. Zu offline Bearbeitung, wenn man mal keinen Empfang hat, stehen häufig auch offline Apps für Smart Phones und Tablett zur Verfügung.
Daraus ergibt sich bei der webbasierten Anwendung ein entscheidender Vorteil: Das CAFM kann aufgrund der möglichen Synchronisation an den unterschiedlichen Endgeräten auch dazu genutzt werden, Arbeitsaufträge abzubilden und zuzuordnen. Zum Beispiel können Defekte innerhalb eines Bürogebäudes oder -raumes direkt in die Software eingepflegt werden, worauf die Facility Manager oder auch externe Firmen Einsicht haben und die Reparatur veranlassen können.
Damit nun alle Parteien, ob intern oder extern, effektiv mit dem CAFM-System arbeiten können, sollte es wichtige Funktionen beinhalten. Welche sind das?
Welche Funktionen sollte ein CAFM bieten?
Gerade dann, wenn die Vernetzung des eigenen Unternehmens mit externen Dienstleistern zur Arbeitserleichterung genutzt werden soll, muss die CAFM-Software die jeweiligen Datenlieferanten mit Schnittstellen verbinden können. Nur so kann die reibungslose und vor allem zeitsparende Kommunikation aller gewährleistet werden.
Um die von mehreren Seiten eingespielten Daten nutzen zu können, muss das CAFM-Programm die Daten empfangen, aktiv Prozesse anstoßen und Benachrichtigungen auslösen können. Dazu ist – logischerweise – zum einen eine Netzwerkanbindung erforderlich, zum anderen muss diese dringend auf ihre Cyber Security hin überprüft werden. Gerade Schnittstellen, die den Datentransfer möglich machen, werden gerne als Ziel von Hackerangriffen genutzt.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn das CAFM-System eine Möglichkeit zur Dokumentation aller bisher getätigten Dienstleistungen bietet. Das ist wichtig, um beispielsweise Instandhaltungszyklen im Blick zu behalten oder Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.
Wie hilft CAFM-Software Betriebskosten effizient zu verwalten?
Sich ständig ändernde regulatorische Richtlinien und zunehmender Kosten- und Leistungsdruck machen es notwendig, die Betriebskosten so effizient wie möglich zu verwalten. CAFM-Software liefert hierbei effektive Lösungsansätze.
Automatisiertes Gebäudemanagement durch CAFM-Software
CAFM-Software ermöglicht es, Gebäudemanagementprozesse zu automatisieren und zu standardisieren, was wiederum dazu beiträgt, Betriebskosten zu reduzieren. Man kann alles, vom Arbeitsplatz bis zur Gesamtfläche des Gebäudes, von Intranet-Lösungen bis zur Informationstechnik, effizient verwalten.
Effiziente Betriebskostenverwaltung dank CAFM-System
Mit CAFM-Systemen können Facility-Manager ihre Betriebskosten verwalten und überwachen. Sie bieten Tools für die Kosten- und Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung und Auswertung. Zusammenfassend: CAFM-Systeme sind die Antwort auf effiziente Betriebskostenverwaltung.
Reduzierte Betriebskosten durch CAFM-Lösungen
CAFM-Lösungen können dazu beitragen, Betriebskosten zu reduzieren, indem sie die Zeit und die Ressourcen, die für die Verwaltung und Wartung von Immobilien und Anlagen benötigt werden, minimieren. So können die Facility Manager ihren Fokus von der manuellen Verwaltung und Dokumentation auf die strategische Planung und Optimierung verlagern.
Wie kann CAFM-Software die Arbeit von Facility Managern erleichtern?
Als Facility-Manager können Sie die Vorteile des computer aided Facility Managements voll ausschöpfen und sich auf strategische Ziele und Verbesserungen konzentrieren, anstatt sich um zeitaufwändige, manuelle Prozesse zu kümmern.
CAFM-Systeme: Ein hilfreiches Tool für Facility-Manager
CAFM-Systeme sind ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Facility-Manager. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen und Daten einfach abgerufen, verwaltet und geteilt werden können. Dadurch wird das Gebäudemanagement rationalisiert und verbessert.
Das CAFM-System als Lösung für schnelle und bessere Ergebnisse
Indem es zeitaufwändige manuelle Prozesse im Facility Management automatisiert, ermöglicht das CAFM-System schnelle und bessere Ergebnisse. Von der Terminplanung und Aufgabenverteilung über den technischen Support bis hin zur Rechnungsverfolgung - mit einer gut implementierten CAFM-Lösung laufen alle Prozesse effizienter ab.
Wie CAFM hilft, effizienter und effektiver zu sein
CAFM steigert die Effizienz und Effektivität im Facility Management durch automatisierte Bewirtschaftung, Instandhaltung, und viele andere Aufgaben. Die Computersoftware bietet eine zentrale Quelle für alle wichtigen Informationen, wodurch die Verwaltung von Einrichtungen und Ressourcen optimiert wird.
Was sind die Schlüsselfunktionen der CAFM-Software?
Eine gute CAFM-Lösung ist ein Alleskönner. Sie verfügt über zahlreiche Funktionen, die von der Verwaltung von Gebäuden und Einrichtungen, der Überwachung von Wartungsarbeiten bis hin zur Bereitstellung von Informationen über verfügbare Räumlichkeiten und Supportanfragen reichen.
CAFM-Lösung: Automatisierte Prozesse für Facility Management
Die Schlüsselfunktionen einer CAFM-Lösung umfassen die automatisierte Verwaltung und Wartung von Gebäuden und Einrichtungen, die Ressourcenplanung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards, z.B. gemäß der Richtlinie GEFMA 444, DIN-Normen und anderen.
Mit CAFM-Software, CAD und ERP-Systemen integrieren
Die CAFM-Lösung ermöglicht die Integration mit bestehenden CAD- und ERP-Systemen, was zu einer reibungsloseren Verwaltung und Steuerung von Gebäuden und Einrichtungen führt. Dies ermöglicht die einfache Übertragung und Nutzung von Daten zwischen den verschiedenen Systemen und verbessert so den allgemeinen Arbeitsablauf.
Wie die CAFM-Software zur Abbildung relevanter Daten eingesetzt wird
CAFM-Software wird zur Abbildung und Verwaltung relevanter Daten und Informationen eingesetzt. Sie bietet eine zentrale Plattform zur Sammlung und Verwaltung aller relevanten Informationen, von der Nutzung von Räumlichkeiten und Einrichtungen bis hin zu Wartungsplänen und -protokollen, Mieterinformationen und vielen mehr!
Wie können CAFM-Systeme das Gebäudemanagement verbessern?
Die Verbesserung vom Gebäudemanagement durch Einsatz von CAFM-Systemen ist ein weiteres relevantes Thema, das wir hier behandeln werden. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie CAFM-Systeme effektiv integriert werden können, um das Gebäudemanagement zu verbessern.
So verbessert die CAFM-Software das Gebäudemanagement
Die Fähigkeit, Instandhaltungsaufgaben zu planen und zu verfolgen, genaue Aufzeichnungen über die Nutzung von Räumlichkeiten zu führen und detaillierte Berichte zu erstellen, sind nur einige der Vorteile. Mit dem Flächenmanagement ist es möglich, Räume und Flächen gemäß der DIN 277 zu verwalten. Dabei stehen zahlreiche flächenbezogene Funktionen und Auswertungen zur Verfügung.
Wie kann EcholoN unterstützen?
Die Anforderungen an eine geeignete Softwarelösung sind hoch. Um dem gerecht zu werden, entwickelte EcholoN ein vielseitiges Programm, das unter anderem dabei hilft, Daten zu ordnen, Aufgaben zu verteilen, automatische Prozesse einzupflegen und neue Prozesse zu definieren. Das integrierte, bewachende Kontrollsystem meldet, wenn Abweichungen oder Sonderfälle auftauchen.
Die EcholoN CAFM-Software beinhaltet unter anderem
- Einfache Dokumentenverwaltung: Beliebig viele Nutzer können gleichzeitig auf eingepflegte und gespeicherte Dokumente zugreifen.
- EcholoN Ticketsystem oder Helpdesk Software: Durch das Helpdesk können Aufgaben erfasst, geclustert und verteilt werden. Dabei kann der aktuelle Status jederzeit eingesehen werden.
- Möglichkeit der Datenexporte und deren Auswertung: Alle Daten lassen sich grafisch darstellen und können in unterschiedliche Dateiformate exportiert werden.
- Selbstlernende Wissensdatenbank: So können bspw. Dokumente schnell und fehlerfrei erstellt werden.
- Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsvorgaben: Die Software hilft dabei, den Überblick zu behalten und meldet, wann beispielsweise die nächsten Begehungen anstehen.
- U. v. m.
Unterm Strich lohnt es sich also, auf eine hochwertige und umfangreiche Software zurückzugreifen, um eine tatsächliche Erleichterung im Arbeitsalltag zu erzielen.
Gerne helfen Ihnen unsere Mitarbeiter von EcholoN bei der Auswahl der geeigneten CAFM-Software und stehen für alle Fragen bereit. Einfach unverbindlich anrufen oder schreiben – wir freuen uns auf Sie!
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