Change Management I

Erfolg ist menschlich

 

Sandra Effenberger
27.12.2019

Wie wird Change Management erfolgreich?

Kein Projekt ist wieder das andere. An jeden Projektleiter und Teilnehmer werden hohe Ansprüche gestellt, um das definierte Ziel zu erreichen. In der klassischen Projektbetrachtung werden oft Qualität, Zeit und Budget in Relation gestellt und ständig beobachtet. Doch was ist mit den Veränderungen, die zusätzlich entstehen? Woran liegt es, dass am Ende das Ergebnis erreicht wurde, jedoch nicht genutzt wird wie es angedacht war?

Ein Projekt wird initiiert, und bereits in den ersten Schritten werden Veränderungen auf der fachlichen Ebene herausgearbeitet. Eine Reihe von Unternehmen bietet unterschiedliche Methoden und an, mit denen Projekte erfolgreich umgesetzt werden können.

Umgang mit den Erkenntnissen aus dem Projekt

Wonach bemessen Sie, ob ein Projekt erfolgreich ist oder nicht? Reicht es aus, wenn am Ende das fachliche Ergebnis erreicht wurde? Beantworten Sie diese Fragen einmal für sich. Dabei ist es nicht wichtig, ob Sie Teil des Projektteams sind oder ein Nutzer des aus dem Projekt resultierenden Ergebnisses. Beide Perspektiven bieten in den Projektreviews eine Chance zu zeigen, was durch die Veränderung erreicht wurde.

Spätestens jetzt werden Sie sich fragen, weshalb wir dieses Thema aufgegriffen haben. Ganz einfach: unserer Erfahrung nach wird das fachliche Ziel so in den Vordergrund gestellt, dass eine der wichtigsten Ressourcen nicht genügend Beachtung findet. Sowohl das Ergebnis als auch die anschließende „Inbetriebnahme“ eines Projekts hängen im entscheidenden Maße von Menschen ab.

Bei Veränderungen müssen die dadurch Betroffenen mitgenommen werden. Nur wenn verstanden ist: „Warum gibt es diese Veränderungen und was bedeuten sie für mich?“, können sie getragen werden. „Logisch“, werden Sie nun denken. Dennoch gelingt es nicht immer. Warum nicht?

Ausgangssituation

Gehen wir einmal einen Schritt zurück. Die Geschäftsführung gibt Ihnen ein Projekt. Als Projektleiter haben Sie nun die Aufgabe, ein Team zusammenzustellen. Die Anzahl und die Auswahl der Experten bleiben Ihnen als Projektleiter überlassen. Das erste Projektmeeting dient dazu, die bevorstehende Aufgabe an das Team zu vermitteln. Hier stellen Sie zugleich die gewünschte Arbeitsteilung vor und im Idealfall auch die Regeln für die Kommunikation und Informationsverteilung. Daraus resultieren die einzelnen Arbeitspakete, angelehnt an die fachlichen Kompetenzen.

In dieser Phase wird oft nicht daran gedacht, ein Teammitglied zu bestimmen, das sich um die Veränderungen und ihre Auswirkungen kümmert. Es ist nicht immer erforderlich, dass der Projektleiter diese Aufgabe übernimmt.Meistens ist das aufgrund seiner Verantwortung für verschiedene Projekte nicht möglich. Insbesondere, wenn das Projekt sehr komplex ist und u.U. prozessuale Neuerungen damit einhergehen. Nicht selten werden die Kollegen außerhalb des Teams vergessen und erst am Ende einbezogen. Je offener ein Projekt und seine Ergebnisse weitergegeben werden, umso früher schaffen Sie es, die Kollegen „ins Boot zu holen“.

Versetzen Sie sich einmal in Ihre Kollegen. Sie hören, dass etwas auf sie zukommt, wissen aber nicht genau, was. Wieviel Aufgeschlossenheit würden sie der Veränderung entgegenbringen, wenn sie detaillierter informiert werden? Wenn sie erfahren, welche Hintergründe die Veränderung hat?

Teammotivation

Aber nicht nur nach außen, auch im Team selbst ist es wichtig, zu hinterfragen „Sind wir noch auf dem gemeinsamen Weg?“. Hierbei zählt auch das Einbeziehen externer Personen. Nur, wenn Sie sicher sind, dass sich das gesamte Team auf einer Verständnisebene befindet und Sie Ihrem Team vertrauen, wird es erfolgreich sein. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu leiten sowie Konflikte zu erkennen und auszuräumen. Ihre Aufgabe sollte es nicht sein, zu polarisieren.

Kommunikationsregeln

Neben der Informationsverteilung gibt es eine weitere wertvolle Komponente in der Kommunikation, den Umgang miteinander. Betrachten Sie einmal den Ablauf Ihrer Projektmeetings. Gibt es einen Gesprächsrahmen, der es ermöglicht, dass jede Person Wertschätzung erlebt? Wie gehen Sie damit um, wenn Sie merken, dass aus Sicht der Beteiligten nicht alles positiv verläuft?

Als Projektleiter wird Ihnen die Aufgabe des Moderators zugeteilt. Schaffen Sie es, durch gezielte Fragetechniken alle Beteiligten einzubinden? Geben Sie das Gehörte wieder, um in der Wiederholung zu zeigen, dass das Gesagte verstanden wurde? Finden Sie positive Formulierungen, wenn durch Misstrauen oder Unverständnis etwas in Frage gestellt wird?

Wenn Sie Feedback-Runden einbauen, können Gedanken, Gefühle, Bedürfnisse und Interessen ausgesprochen werden. Je länger ein Projekt andauert, umso mehr verändert sich die Sicht des Einzelnen. Fangen Sie die unterschiedlichen Blickrichtungen ein, um jederzeit die Projektphase und ihre Inhalte auf ihre Priorität zu überprüfen und anzupassen. Denn jedes Projekt ist menschlich.