Change Management eine menschliche Herausforderung?
Hinweis: Dies ist der dritte einer Serie von Artikeln zum Thema Change Management. Falls Sie die ersten beiden Beiträge noch nicht gelesen haben, finden Sie diese unter 1. "Was ist Change Management? Funktionen, Vorteile & mehr" und 2. "Change Management - Konflikte erkennen und lösen".
Warum ist es eine menschliche Herausforderung, im Unternehmen neue Prozesse oder eine neue Software einzuführen? Es gibt in der heutigen Zeit fast täglich Veränderungen, mit denen wir konfrontiert werden.
Änderungen in unserem Arbeitsumfeld
Wir nehmen Veränderungen mal mehr mal weniger wahr, je nachdem wie sie unseren eigenen Alltag beeinflussen. Kommen Änderungen in unserem Arbeitsumfeld auf uns zu, sind wir besonders sensibel. Und ist es eine Frage der Zeit, wie lange wir benötigen, diese Neuerungen zu akzeptieren. Hierbei geht es in der ersten Phase weniger darum, ob wir sie als positiv oder negativ betrachten.
Ein wichtiger Ausgangspunkt für uns ist:
Haben wir die Änderung selbst herbeigeführt oder wird sie uns vorgesetzt? Personen, die in einem Projekt miteinbezogen werden und somit aktiv daran mitarbeiten und gestalten, haben auch im Nachgang weniger die Herausforderung, die Änderungen zu leben. Personen, die nur am Rande davon gehört haben oder in Meetings Informationen erhalten, haben es oftmals schwerer, die Ergebnisse zu akzeptieren. Dieser individuelle Prozess ist ein wichtiger Teil, um am Ende von einer erfolgreichen Integration des Ablaufs oder der neuen Software zu sprechen.
Nun werden Sie denken:
Wir tun bereits viel. Wir veranstalten Meetings oder halten in Newslettern die Kollegen auf dem Laufenden.
Was sollen wir denn noch tun?
Jede Person hat ihren eigenen Weg, um Veränderungen zu akzeptieren.
Sie haben im Projektteam eventuell bereits diesen Weg erfolgreich beschritten und sich dadurch mit den verschiedenen Phasen beschäftigt. Ihre Kollegen, denen die Produktivsetzung bevorsteht, werden diesen Weg noch gehen. Denn wie so oft, erst wenn eine Situation Realität wird, entstehen Gefühle, die zunächst als Widerstand empfunden werden.
Wie kommt das?
Für die meisten Menschen bedeuten Neuerungen Stress und Angst.
Jeder möchte sein Bestes dazu beitragen und nicht blockieren, auch wenn man manchmal einen anderen Eindruck gewinnt.
Sie, als Projektmitarbeiter oder Änderungsbefürworter, werden dem Zeitpunkt der Produktivsetzung freudig entgegensehen, während sich bei anderen Personen- kreisen Unbehagen oder Skepsis neben der Neugierde breitmachen. Die Schulungen sind für alle gut verlaufen und es wurde viel kommuniziert.
Also warum freut sich nicht jeder? Manchmal hemmt eine unerklärliche Angst vor Veränderungen die Veränderungsbereitschaft. Sie möchten Neugierde wecken und die Motivation für Veränderungen stärken.
Was also können Sie als Projektteam dazu beitragen?
Sehen wir uns die Grafik an!
Anhand eines Beispiels kann der Ablauf wie folgt veranschaulicht werden. Die Produktivsetzung der Software ist durchgeführt und die Kollegen arbeiten nun aktiv damit. Jedoch ist es für den einen oder anderen doch nicht so einfach, wie es anfangs durch die Schulung gedacht war.
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Schock und Ablehnung
1
Nun muss ich mit dieser Software arbeiten. Dabei war das vorher viel einfacher. Ich will nicht!
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Rationale Einsicht
2
Sie wissen, dass Ihr Team nun noch besser zusammen- arbeiten kann, da nun Informationen jederzeit abrufbar sind. Allerdings finden Sie den Arbeitsaufwand dafür zu hoch.
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Emotionale Akzeptanz
3
Sie arbeiten mit der Software und bringen Ideen für Neuerungen ein. Diese werden, wenn es möglich ist, berücksichtigt. Sie sprechen offen in Teammeetings über die Hürden, die Neuerungen zu verstehen und stellen fest, dass es anderen auch so geht. Das Projektteam nimmt diese Gefühle ernst. Sie fühlen sich langsam wohler.
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Lernen
4
Nach und nach bemerken Sie, dass Ihre Arbeitsweise eine positive Struktur erhalten hat, die es Ihnen erlaubt, am Tagesende zu sehen, was sie alles geschafft haben.
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Integration
5
Sie können sich Ihre Arbeit ohne den Einsatz der Software nicht mehr vorstellen.
Dieser Ablauf gilt für alle Arten von Veränderungen. Ob im beruflichen Umfeld oder Privat. Es gibt keine Veränderung, die ohne Phasen von unterschiedlichen Gefühlen abläuft. Versuchen Sie sich als Person im Projektteam einmal selbst zu beobachten. Wie gehen Sie mit Veränderungen um, die Sie nicht beeinflussen können? Denn bei jeder Veränderung in einer Routine, sei sie noch so gering, läuft dieser Prozess ab. Die Dauer der einzelnen Phasen variiert. Es kommt darauf an, wie einschneidend aus Ihrer Sicht die Veränderung auf Ihr Leben wirkt.
Mit Motivation und Spaß durch die ersten Wochen nach Produktiveinführung
Ein Ansatz ist die Einführungsphase mit einer spielerischen Herausforderung zu verbinden, in Kombination mit der Methode, die Wünsche und Hinweise der Benutzer abzuholen. Hier kann das Team, die Abteilung oder auch die einzelne Person eingebunden werden. Vielleicht gibt es am Ende einen Pokal oder einen spannenden Ausflug als Preis.
Tipp:
Motivationsspiel für die Einführung einer Service Management Suite
Veranstalten Sie einen Wettbewerb, der jeden Benutzer herausfordert. Sie können einen Einzel- und/oder einen Gruppenwettbewerb daraus machen.
Teilnehmeranzahl: mindestens 2
Sie haben im Projektteam an einer Stelle Ihres Projektes sicherlich darüber gesprochen, welches Ziel Sie mit der Einführung erreichen wollen. Soll zum Beispiel jeder Anruf, jede Anfrage aufgenommen werden oder die Anzahl der erledigten Anfragen erhöht werden?
- Wer eröffnet den ersten Vorgang?
- Welches Team erfasst die meisten Vorgänge?
- Welches Team reagiert innerhalb der Reaktionszeit?
Geben Sie einen Zeitraum vor, der gemessen wird. Ermitteln Sie einmal in der Woche einen Wochensieger.
Weitergehend Informationen finden Sie auch unter erfolgreiches Change Management mit Software.
Viel Spaß und berichten Sie uns gern von Ihren Erfahrungen!