Digitalisierung von Dokumenten und Prozessabläufen

Wie modernen Softwarelösungen zunehmend Prozessabläufe unterstützen und transparenter gestalten.

 

Sandra Effenberger
27.10.2021

Warum lohnt es sich, Prozessabläufe und Dokumente zu digitalisieren? Und wie lässt sich die Digitalisierung im Unternehmen umsetzen?

Vor über 30 Jahren wurden die ersten PC-basierten Büroanwendungen eingeführt, um die Effizienz und Produktivität bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu erhöhen. Seitdem hat sich technisch und organisatorisch viel verändert, was sich auch daran zeigt, dass Digitalisierung in Unternehmen längst mehr bedeutet, als nur Dokumente auf Datenträgern zu speichern. Vielmehr lassen sich mit modernen Softwarelösungen auch zunehmend andere Prozessabläufe unterstützen, um diese transparenter und effizienter zu gestalten.

Was bedeutet Digitalisierung für Unternehmen?

Der Begriff "Digitalisierung" umfasst sowohl den Prozess, analoge Informationen in digitale, maschinenlesbare Daten umzuwandeln und zu speichern, als auch die darauf aufsetzende Datenverarbeitung und -übermittlung. Angefangen bei digitaler Kommunikation per E-Mail, Chat oder Videokonferenz über die Digitalisierung von Dokumenten bis hin zu IT-gestützten Prozessabläufen.

Für Unternehmen wird die Digitalisierung auch deswegen immer wichtiger, weil sie eine Voraussetzung dafür ist, in der zunehmend digitalisierten und vernetzten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie ist unter anderem die Basis für eine schnelle, zielführende Kommunikation mit Kunden, sichert unternehmerische Prozessabläufe ab und leistet einen wesentlichen Beitrag dazu, neue Kunden zu gewinnen und Bestandskunden mit gutem Service zu binden.

"Wer glaubt, abgeschottet die Digitalisierung meistern zu können, wird es in einer vernetzten Welt schwer haben. Vernetzung schließt den Wettbewerb mit ein." - Peter Bartels

1. Papierloses Büro

Dokumente zu digitalisieren, lohnt sich grundsätzlich in jedem Unternehmen. Zwar läuft der Schriftverkehr im geschäftlichen Bereich heute ohnehin zum Großteil digital ab, dennoch gibt es in den vielen Unternehmen nach wie vor ein hohes Papieraufkommen. Doch gerade die parallele Nutzung von digitalen und papierbasierten Dokumenten sorgt oft für Fehler, die sich durch eine konsequente Digitalisierung vermeiden ließen. Konsequent alle Dokumente zu digitalisieren, reduziert nicht nur den Ressourcenverbrauch und entlastet das Archiv, digital vorliegende Dokumente lassen sich außerdem flexibler nutzen (z. B. einfacher durchsuchen) als Ausdrucke.

2. Optimierung der Prozessabläufe im Marketing und Kundenservice

Nicht nur Unternehmen werden immer digitaler, sondern auch deren Zielgruppen. Durch die verstärkte Nutzung digitaler Kanäle können Unternehmen kommunikative Prozessabläufe optimieren, die Reichweite erhöhen und mit weniger Aufwand mehr Menschen erreichen. So erwarten potentielle Kunden heute oftmals eine schnelle Antwort auf ihre Anfragen, etwa per E-Mail. Das gilt im besonderen Maße bei Problemen oder einer Reklamation, denn hier werden die Antwort- und Lösungszeiten von den Kunden meist besonders kritisch bewertet. Mit einer passenden Softwarelösung lassen sich Kundenanfragen und Reklamationen schneller beantworten, was die Servicequalität dauerhaft erhöht.

3. Digitalisierung der Prozessabläufe bei interner Kommunikation, Dokumentation, Aufgaben- und Projektmanagement

Viele Unternehmen setzen auf Teamwork. Wenn mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, gibt es unterschiedliche miteinander abzustimmende Prozessabläufe, die durch digitale Workflows beschleunigt werden können. So lassen sich zum Beispiel alle Projektinformationen in digitaler Form anlegen und das gesamte Projekt oder einzelne Prozessverläufe dokumentieren. Jedes Teammitglied kann auf die zentral gespeicherten Daten und Informationen zugreifen, sodass der Austausch oder die produktive Zusammenarbeit auch über Entfernungen hinweg problemlos möglich wird.

4. Klare Strukturen durch automatisierte interne Prozessabläufe

Viele Unternehmen verschlanken ihre internen Prozesse, indem sie nicht nur die Verwaltung von Dokumenten digitalisieren, sondern ganze Bereiche, etwa die Buchhaltung, Auftragsverwaltung oder das Personalmanagement. Konsequent zu Ende gedacht, profitieren alle Fachbereiche eines Unternehmens von der Digitalisierung, etwa in Form eines Enterprise Service Managements (ESM). Das übernimmt die fachbereichsübergreifende Steuerung und Organisation aller Prozesse und Services - von der Personalabteilung über das Facility Management bis zum Kundenservice.

Wie lässt sich die Digitalisierung im Unternehmen umsetzen?

Viele Unternehmen nutzen bereits Lösungen, um Dokumente zu digitalisieren, etwa in der Poststelle, wo papierbasierte Dokumente zunächst gescannt und dann digital weitergeleitet und verarbeitet werden. Allerdings erfolgt dann oft ein Bruch, z. B. wenn Termine manuell nachgehalten werden, anstatt die entsprechenden Vorgänge durch eine geeignete Software zu automatisieren.

Um die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen und abzuschließen, ist jedoch ein systematischeres Vorgehen sinnvoll:

  1. Analyse: Zunächst müssen die Prozesse definiert werden, die digitalisiert werden können und sollen. Wo kann ein digitaler Prozess unterstützen, manuelle Tätigkeiten überflüssig machen und damit Prozessabläufe effizienter und sicherer machen? Hierbei müssen nicht nur die Prozesse einer Abteilung betrachtet werden, sondern das Unternehmen in seiner Gesamtheit. Jeder Prozess sollte genau definiert werden, mit Verantwortlichkeiten, Zeiten und Kosten.
  2. Ressourcen: Für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie sind finanzielle und personelle Ressourcen erforderlich. Diese müssen bereitgestellt werden und für die gesamte Dauer des Projektes zur Verfügung stehen. Auch sind technische Ressourcen (IT-Infrastruktur) notwendig.
  3. Anbieterauswahl: Sind die zu digitalisierenden Prozesse definiert, muss eine geeignete Lösung am Markt gefunden werden. Diese sollte möglichst flexibel und einfach zu individualisieren sein sowie eine schnelle Einführung ermöglichen, etwa durch eine intuitive Bedienung und einen persönlichen Support durch den Anbieter.

Wie EcholoN Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt

EcholoN ermöglicht als branchenneutrale Standard-Software-Lösung das strukturierte, prozessorientierte Arbeiten im Unternehmen. Ob Sie Dokumente digitalisieren oder komplexe Geschäftsprozesse abbilden wollen: Auf Basis von flexibel nutzbaren Prozessvorlagen lassen sich unterschiedliche digitale Anwendungen in einem zentralen System abbilden und verwalten - von der Personalverwaltung bis zum Qualitätsmanagement.

Zentrales Element der Software ist eine professionelle Helpdesk-Lösung mit Ticketsystem und integrierter Wissensdatenbank. Bereits hiermit lassen sich zahlreiche interne und externe Prozesse im Kunden- und Anwendersupport optimal unterstützen. Diese Funktionalitäten stehen bereits in der günstigen Express Edition zur Verfügung, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre Serviceprozesse effizienter gestalten können.

Das modular aufgebaute System kann jederzeit erweitert werden, um weitere Bereiche im Unternehmen zu digitalisieren. Hierzu sind nicht unbedingt Investitionen in neue Hardware erforderlich, da EcholoN auch als cloudbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten wird. Alternativ lässt sich das System auch „on-prem“ betreiben, also im unternehmenseigenen Rechenzentrum hosten. Zudem können alle Editionen sowohl gekauft als auch gemietet werden, sodass das Unternehmen finanziell flexibel bleibt und Sie dennoch vom ersten Tag an alle Vorteile einer integrierten, ausgereiften Digitalisierungslösung nutzen können.

Einen wesentlichen Anteil an jeder erfolgreichen Digitalisierung haben die Anwender, denn sie müssen die neuen digitalen Prozesse verstehen und mittragen. Hier bietet EcholoN durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche und den großen, anwendungsorientierten Funktionsumfang weitere Vorteile. Die kurze Einarbeitungszeit sorgt für schnelle und nachhaltige Erfolge.

Bei Interesse können Sie die Online-Demo EcholoN kostenlos und unverbindlich ausprobieren und sich persönlich einen Eindruck davon verschaffen, wie einfach EcholoN zu bedienen ist und welchen Nutzen es Ihrem Unternehmen bringt.

Vielleicht auch noch interessant: