Vertragsmanagement Software neu gedacht: Verträge als Assets in EcholoN erfassen

Verträge (engl. Contract) sind das Rückgrat geschäftlicher Beziehungen. Sie regeln Kundenprojekte, Lieferantenvereinbarungen und Arbeitsverhältnisse. In vielen mittelständischen Unternehmen stapeln sich diese Dokumente jedoch immer noch in Aktenschränken, verteilen sich über verschiedene Ordnerstrukturen oder werden in Excel‑Listen geführt. Der Überblick über Kündigungsfristen, Verlängerungen und wichtige Klauseln geht dabei schnell verloren. Hinzu kommt, dass Verträge rechtliche Beziehungen, Kosten und unternehmenskritische Informationen enthalten. Sie müssen sicher aufbewahrt, einfach auffindbar und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Moderne Vertragsmanagement Software löst diese Probleme, indem sie Verträge digital erfasst, strukturiert und mit Erinnerungs‑ sowie Analysefunktionen verknüpft. EcholoN geht einen Schritt weiter: Das System betrachtet Verträge nicht nur als Dokumente, sondern als Assets, die wie Hardware, Software oder Lizenzen verwaltet werden können. Der folgende Ratgeber erläutert, warum diese Denkweise sinnvoll ist, welche Compliance‑Anforderungen zu berücksichtigen sind und wie Sie mit EcholoN Ihre Verträge effizient, transparent und revisionssicher führen können.

Warum modernes Vertragsmanagement heute unternehmenskritisch ist

Risiken traditioneller Vertragsverwaltung

Ohne strukturierte Software kann die Verwaltung hunderter Verträge schnell zur Belastung werden. Fehlt ein zentrales System, geraten Fristen in Vergessenheit, Verträge verschwinden in E‑Mail‑Postfächern und Excel‑Dateien oder werden versehentlich erneuert. Das hat konkrete Folgen:

• Finanzielle Risiken: Versäumte Kündigungsfristen können zu automatischen Verlängerungen mit höheren Kosten führen. Nicht eingehaltene Service‑Level oder vergessene Verlängerungstermine ziehen Vertragsstrafen nach sich.
• Rechtliche Unsicherheiten: Unternehmen, die nicht jederzeit abrufen können, welche Verpflichtungen bestehen, bewegen sich in einer Grauzone. Fehlende Nachweise zu Vertragsänderungen oder Verantwortlichkeiten erhöhen das Risiko bei Audits und Gerichtsverfahren.
• Hoher Zeitaufwand: Teams verbringen Stunden damit, Verträge zu suchen oder manuell in Kalender einzutragen. Ein digitaler Prozess spart Zeit und verhindert Fehler.

Digitales Vertragsmanagement als Lösung

Eine moderne Vertragsmanagement Software bildet den gesamten Vertragslebenszyklus digital ab. Kernstück ist eine zentrale Vertragsdatenbank, in der alle Dokumente strukturiert abgelegt werden. Wichtige Grundfunktionen sind das schnelle Auffinden von Verträgen, das Überwachen von Kündigungs‑ und Verlängerungsfristen sowie Tools zur Erstellung und Bearbeitung. Moderne Lösungen bieten digitale Signaturen, Freigabe‑Workflows und Berichtsfunktionen. Sie reduzieren manuellen Aufwand, minimieren Fehler und schaffen Transparenz über Kosten, Einnahmen und Verantwortlichkeiten. 

Contract Lifecycle Management

Ein modernes Vertragsmanagement-Software System mit KI - Unterstützung hilft Unternehmen und Organisationen, Verträge digital zu verwalten, zu digitalisieren und Verträge automatisch zu erstellen. Die Software bietet eine Übersicht über alle Verträge im Dashboard, sodass Verträge und Fristen im blick bleiben. Durch die direkte Einbindung von Signatur-Anbietern - DocuSign & Co. - können Nutzer Verträge digital unterschreiben oder direkt digital signieren, um Prozesse reibungslos und unkomplizierte zu gestalten. 

EcholoN integriert vor- und nachgelagerte Systeme, erlaubt Archivierung und Verwaltung von Verträgen in einer Vertragsakte, durchsuchen und extrahieren von Vertragsdaten und Vertragsinformationen, sowie Vertragsprüfung und Analyse von Vertragsinhalte mit Textbaustein und Vertragsvorlagen. Solche CLM-Lösungen sind intelligent, bieten Flexibilität und für individuellen Anforderungen und frei konfigurierbare Funktionen, minimieren Risiken, liefern wertvolle Einblicke für fundierte Entscheidungen, unterstützen die Rechtsabteilung und erfüllen Vorgaben wie DORA, den Digital Operational Resilience Act.

Warum Verträge als Assets gelten

In traditionellen Systemen werden Verträge als statische Dateien betrachtet. Dieses Denken greift zu kurz. Verträge definieren Rechte, Pflichten und wirtschaftliche Bedingungen; ihre strukturierte Verfügbarkeit unterstützt Entscheidungsprozesse, Risikomanagement und operative Abläufe. 

EcholoN betrachtet Verträge als Assets – ähnlich wie Hardware, Software oder Lizenzen. Diese Sichtweise bringt mehrere Vorteile:

1. Ganzheitlicher Lebenszyklus: Ein Vertrag hat einen Lebenszyklus, der mit dem Abschluss beginnt, über Anpassungen und Verlängerungen führt und mit der Kündigung endet. Als Asset kann dieser Zyklus wie bei einem IT‑Asset geplant, gesteuert und ausgewertet werden.
2. Kosten‑ und Nutzenperspektive: Verträge enthalten Kosten (z. B. Lizenzgebühren) und Service Levels. Die Zuordnung zu Assets ermöglicht die Budgetplanung und zeigt, welche Assets durch welchen Vertrag finanziert werden.
3. Risikobetrachtung: Verknüpfte Verträge zeigen, welche Verpflichtungen an bestimmte Assets gebunden sind – zum Beispiel Mindestlaufzeiten, Verlängerungsklauseln oder SLAs. So lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und kontrollieren.

Welche Daten ein Vertragsasset enthält

Die Einrichtung eines Vertragsmanagement‑Archivs beginnt damit, Informationen je nach Vertragstyp zu erfassen. Für jeden Vertrag sollten Sie mindestens folgende Daten pflegen:

• Interne Informationen: Vertragsinhaber, Abteilung, Kostenstelle.
• Lieferanteninformationen: Unternehmensname, Ansprechpartner, Kontaktadresse.
• Status: Ob der Vertrag aktiv, in Verhandlung, genehmigt oder gekündigt ist.
• Datumsinformationen: Start‑, Kündigungs‑ und Enddaten sowie Verlängerungs‑ oder Rücktrittsoptionen.
• Asset‑Referenz: Der Vertrag muss mit dem zugehörigen Asset im Asset‑Repository verknüpft werden.

Bei speziellen Vertragstypen kommen weitere Daten hinzu. Ein aktivitätsbasierter Wartungsvertrag enthält Informationen über einzelne Aktivitäten, deren Häufigkeit und das Budget je Aktivität. Leistungsverträge benötigen Angaben zu Service Levels, Startzeiten, Servicefenstern und Methoden zur Leistungsmessung. Die Verknüpfung dieser Daten mit Assets ermöglicht eine umfassende Analyse und dient als Grundlage für Wartungs‑ und Investitionsentscheidungen.

Drei Startpunkte für die Erfassung Ihrer Verträge

Planon schlägt drei zentrale Schritte vor, um Verträge als Assets zu erfassen:

1. Verknüpfen Sie Verträge mit dem Asset‑Repository. Dies unterstützt reaktive und geplante Instandhaltungsprozesse und ermöglicht bessere Analysen.
2. Implementieren Sie Alarmmeldungen und Benachrichtigungen in Ihrem Prozess oder Vertrags­system, die bei Vertragsauflösungen oder ‑verlängerungen helfen.
3. Verknüpfen Sie alle digitalen oder gescannten Vertragsdokumente mit dem jeweiligen Vertrag, um eine zentrale Datenquelle sicherzustellen.

Diese Empfehlungen passen ideal zum EcholoN‑Ansatz, in dem Verträge Teil der Asset‑Struktur werden.

Business Value: Transparenz, Effizienz, Kostensicherheit

Die Aufnahme von Verträgen als Assets in EcholoN schafft spürbaren Mehrwert:

• Zeitersparnis und Effizienz: Automatisierte Abläufe, Erinnerungen und zentrale Daten reduzieren den administrativen Aufwand. Teams verbringen weniger Zeit mit Suchen und Excel‑Pflege und können sich auf Kernaufgaben konzentrieren.
• Reduzierung von Fehlern und Risiken: Klare Strukturen, automatische Erinnerungen und Versionierung minimieren das Risiko vergessener Kündigungen oder verlegter Dokumente. Compliance‑Risiken werden durch revisionssichere Ablage und Audit‑Trails reduziert.
• Transparenz und Kontrolle: Dashboards zeigen alle Verträge im Überblick. Verantwortliche erkennen auf einen Blick, welche Kosten an Verträge geknüpft sind und wer zuständig ist.
• Strategische Entscheidungsgrundlage: Durch die Verknüpfung mit Assets und Services werden Verträge zu planbaren Unternehmenswerten. Sie dienen als Grundlage für Budgetplanung, Risikobewertung und Vertragsverhandlungen.

Governance und Revisionssicherheit: Dokumentation, die Audits besteht

Viele Unternehmen scheitern bei Audits oder Zertifizierungen, weil sie Verträge nicht revisionssicher dokumentiert haben. EcholoN unterstützt eine Dokumentation, die Auditoren überzeugt:

• Lückenlose Historie: Jede Änderung an einem Vertrag wird nachvollziehbar protokolliert. Sie können jederzeit sehen, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat.
• Manipulationsschutz: Durch kryptographisches Hashing und digitale Signaturen wird verhindert, dass Dokumente unbemerkt verändert werden.
• DSGVO‑konforme Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lassen sich Verträge automatisiert löschen. Der Löschvorgang selbst wird dokumentiert.
• Feinjustierte Rechtevergabe: Rollen‑ und Rechtekonzepte gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

Fazit: Vertragsmanagement als strategischen Unternehmensprozess etablieren

Verträge sind mehr als Dokumente – sie sind Assets mit Rechten, Pflichten, Kosten und Risiken. Ein professionelles Vertragsmanagement verwandelt verteilte Dateien und Excel‑Listen in eine zentral gesteuerte, nachvollziehbare und auswertbare Informationsbasis. EcholoN verbindet Verträge mit Ihrer Asset‑Landschaft und schafft so einen klaren Blick auf Verpflichtungen, Budgets und Risiken. Unternehmen profitieren von mehr Effizienz, Kostensicherheit und Rechtssicherheit.

Sie möchten wissen, wie sich EcholoN in Ihre bestehende IT‑Landschaft integrieren lässt? Informieren Sie sich über unsere IT Service Management‑Lösung oder entdecken Sie das Ticketsystem, den Service Desk oder unser Field Service Management. Für eine individuelle Beratung und eine Demo unserer Vertragsmanagement‑Funktionen stehen wir gerne zur Verfügung – kontaktieren Sie uns!